Deuxième groupe bancaire français, le groupe BPCE inclut notamment les réseaux coopératifs Banque Populaire et Caisse d'Epargne, la Banque Palatine et Natixis, qui réunit des activités de gestion d'actifs, de banque de grande clientèle et de paiements. Le groupe compte 100 000 collaborateurs au service de plus de 36 millions de clients. Pour optimiser la production de son bilan social, un processus complexe réitéré chaque année, le groupe a mis en place la solution Gathering Tools.

La production du bilan social est confiée à la direction du pilotage des données et SIRH groupe de BPCE. Pour ce projet conséquent, Catherine Devarieux, contrôleuse de gestion sociale et Isabelle Zurron-Gil, responsable de la gestion sociale du groupe, commençaient par produire 65 fichiers Excel intégrant les données des deux dernières années, soit une centaine environ d'indicateurs. Ces fichiers étaient ensuite envoyés par mail aux différents interlocuteurs impliqués dans le processus, qui les remplissaient de façon manuelle et devaient les renvoyer avant la date d'échéance imposée. « Nous avions souvent besoin de relancer, toujours via e-mail. Comme les retours n'étaient pas centralisés, cela rendait difficile la traçabilité des fichiers, nous perdions énormément de temps dans le suivi des envois et retours. Ensuite, nous devions contrôler les fichiers, c'était un travail considérable, qui n'excluait pas de laisser passer quelques incohérences », témoigne Catherine Devarieux. En effet, si les formules prévues dans Excel permettaient de contrôler les données jusqu'à un certain point, elles ne suffisaient pas à remonter toutes les erreurs.

Une qualité des données accrue

Le groupe BPCE a donc décidé de chercher un outil pour optimiser ce processus. Après une démonstration convaincante de Gathering Tools, l'équipe a entamé la mise en oeuvre dès le budget débloqué. « Le vrai plus pour nous est la centralisation des différents fichiers, la possibilité de faire des envois de masse et de disposer d'une base de données consolidée avec l'intégralité des bilans sociaux. Ensuite, les contrôles de cohérence sont une aide considérable », apprécie Isabelle Zurron-Gil. « Nous gagnons énormément de temps en aller-retour, les fichiers sont exploitables immédiatement. Les processus sont plus fluides », observe Catherine Devarieux. Après un dernier contrôle par l'équipe de gestion sociale, celle-ci n'a plus qu'à consolider les données et générer les bilans. Au total, les processus ont été réduits d'un mois et demi.

Du côté des différents contributeurs au processus, la mise en place de la solution s'est effectuée de façon quasi transparente. L'interface de Gathering Tools, semblable à Excel, n'a pas nécessité de formation spécifique. « L'amélioration de la qualité des données est également importante pour nos interlocuteurs, car certains présentent leurs propres bilans sociaux », souligne Isabelle Zurron-Gil. Avec Catherine Devarieux, elle salue également l'accompagnement fourni par l'éditeur, qui durant la première campagne est venu vérifier que tout se déroulait bien.