Le groupe Icade, spécialisé dans les services immobiliers, est structuré autour de trois pôles d'activité : Foncière Tertiaire, Foncière Santé et Promotion Immobilière. Ces trois entités partagent un grand nombre d'applications, et la plupart des processus métiers reposent sur des flux interapplicatifs. Une DSI centralisée gère le système d'information. En 2019, celle-ci a lancé un vaste projet de transformation IT afin d'industrialiser la modélisation et le déploiement de ces processus métier. Il s'agissait notamment de gagner en productivité en adoptant une approche industrialisée et agile. « Avec un dispositif complexe articulé autour de nombreuses applications satellites et de différentes solutions de gestion ERP, il était devenu indispensable pour nos équipes de pouvoir automatiser et accélérer l'ensemble de nos processus interapplications. Notre objectif était d'améliorer la connaissance, l'adhésion et la diffusion des procédures internes au niveau du groupe », détaille Marie Guillard, Responsable du Schéma Directeur et des Études au sein d'Icade.

Dans ce contexte, l'entreprise élabore un cahier des charges pour une solution de gestion des processus métier, puis le soumet à cinq éditeurs en février 2019. Dans les critères de choix, le périmètre fonctionnel et l'évolutivité occupent une place importante, afin de permettre d'adresser les nombreuses problématiques métier du groupe. Icade souhaite également une plateforme adaptée au développement en mode agile, afin de pouvoir construire et déployer progressivement un dispositif sécurisé et ouvert sur des systèmes tiers.

Le cloud pour se décharger de l'administration

À l'issue de cette étape, le choix d'Icade s'est porté sur la solution de Bonitasoft, après avoir validé ses capacités lors d'une démonstration. Icade a opté pour la version cloud de la plateforme, notamment car celle-ci lui permet de ne pas avoir à gérer l'administration, tout en bénéficiant des nouvelles versions au fil de l'eau.

La démonstration portait sur un cas d'usage réel, actuellement en déploiement : la gestion de la livraison des biens pour le pôle Foncière Tertiaire. Ce cas d'usage se subdivise en quatre processus : l'automatisation de l'engagement de chantiers (post budget) qui nécessite un workflow de validation à différents niveaux ; l'évaluation des fournisseurs (y compris en termes de sécurité avec l'application de la norme de conformité KYS pour 'Know Your Supplier'), la validation des commandes et la fermeture des chantiers.

Mettre en place un socle d'outils communs

Une petite équipe projet a été mise en place, associant un partenaire intégrateur (RS2I) et des collaborateurs métiers. Une fois formés, ces derniers deviendront des ambassadeurs et seront chargés de promouvoir la solution au sein du groupe. « Après ce premier déploiement, nous avons pour objectif d'étendre rapidement la solution à de nouveaux périmètres métiers et notamment, à notre activité de promotion immobilière et à la gestion de nos RH », indique Marie Guillard.

La DSI a prévu de fonctionner par étapes et de prioriser les projets en fonction de la valeur apportée par l'automatisation. À terme, le but est d'intégrer l'ensemble des processus sur la plateforme, pour en faire une brique référente au sein du système d'information. « Ce projet est stratégique pour Icade car il permettra de créer le socle d'outils communs et nécessaires au développement de nos différentes activités », conclut Marie Guillard.