La plate-forme de gestion de fichiers dans le cloud de Zoho renforce la collaboration en proposant notamment un référentiel unique pour tous les documents de son portefeuille d'applications. L'entreprise, qui vend une suite d'applications bureautique et métiers, avait déjà fait de Docs son principal outil de gestion de fichiers pour stocker et accéder à des documents comme des feuilles de calcul ou des présentations, à l’image de Google Drive, Dropbox ou OneDrive de Microsoft.

Mais, même si Docs comprenait des fonctions de partage, l’outil de gestion de fichiers s'adressait surtout aux utilisateurs individuels. En lançant WorkDrive, Zoho veut simplifier la collaboration entre collègues sur les documents créés avec sa suite d'outils Writer, Sheet et Show de Zoho Office Suite. Tout se passe dans les Team Folders de WorkDrive, qui servent essentiellement d’environnements de travail partagés pour stocker les fichiers relatifs à une équipe ou à un projet particulier. Quand un utilisateur est ajouté à un compte Team Folder, il peut avoir accès aux fichiers par défaut. L’accès aux documents offre plusieurs niveaux d’autorisation, paramétrables en fonctions des rôles : par exemple, certains utilisateurs ont uniquement la possibilité de voir et de commenter les documents, alors que d'autres peuvent être autorisés à modifier et à partager les fichiers plus largement. À chaque mise à jour des documents, les utilisateurs reçoivent des alertes, ce qui leur permet de suivre l'évolution du projet.

Une intégration dans l’ensemble des outils Zoho

WorkDrive s'intègre aux divers outils de collaboration de Zoho, comme Cliq, équivalent de Slack, tandis que les applications Zoho Office intégrées à WorkDrive permettent la création et la modification conjointes. WorkDrive apporte également d’autres fonctionnalités, comme par exemple l'analyse antivirus, le chiffrement, la conversion de fichiers et la possibilité de partager des fichiers avec des utilisateurs d’entreprises extérieures. « Tout le concept de WorkDrive est construit autour de la collaboration des équipes », a déclaré Vijay Sundaram, directeur de la stratégie chez Zoho. « Depuis la capacité de collaborer sur des documents dans le cadre d’un travail commun, jusqu'au flux de travail impliquant l’échange de documents entre personnes d’une même équipe, tout est implémenté dans cette structure sans demander à l'utilisateur aucune action explicite », a-t-il ajouté.

WorkDrive sert aussi de système de fichiers sous-jacent aux applications de Zoho, qui comprennent le CRM, le marketing et les logiciels de services d’assistance. Selon Vijay Sundaram, « l’avantage de ce système pour les entreprises qui utilisent la suite Zoho, c’est qu’elles peuvent travailler avec des documents liés dans un référentiel unique, facilement consultable et accessible par les utilisateurs ». Selon David Mario Smith, fondateur et directeur de InFlow Analysis, « les entreprises ont de plus en plus besoin de créer et de gérer des documents et des contenus collaboratifs qui sortent du cadre restreint de l’utilisateur, et peuvent concerner des équipes au niveau des départements ou même impliquer des échanges interentreprises. Il faut aussi, et c’est essentiel, que cette capacité soit profondément intégrée dans les processus métier et les applications critiques afin de permettre une véritable collaboration contextuelle ».

IA renforcée et création de bots

Zoho a également annoncé la mise à jour de divers outils de sa suite de produits Workplace. À signaler en particulier, l'intégration l'assistant IA Zia de Zoho avec Sheets, qui permet d’avoir un aperçu plus approfondi sur les ensembles de données, de numériser les tableaux de données dans les images et de les convertir en feuilles de calcul. Les utilisateurs peuvent également demander à Zia d'enregistrer le contenu dans l'application Notebook, de rechercher des notes et de définir des rappels à l'aide de commandes vocales. Zoho Cliq, l'outil de chat en équipe de Zoho, s’enrichit également de nouvelles capacités de création de bots.

WorkDrive, qui comprend l'accès aux outils de Zoho Office, est disponible sous forme d’abonnement Starter, (2€ par utilisateur et par mois), Équipe (4€ par utilisateur et par mois, ou Entreprise (8€ par utilisateur et par mois). À noter également que les abonnements Standard (3€ par utilisateur et par mois) et Professionnel (6€ par utilisateur et par mois) de Zoho Workplace comprennent des applications de vidéoconférence, de courriel et de chat en équipe. Lors de l’annonce de WorkDrive, Zoho a également fait savoir qu'elle comptait désormais 50 millions d'utilisateurs professionnels dans 180 pays et qu’elle gérait 10 datacenters pouvant exécuter 45 applications différentes.