Il y a six mois Box a fait l’acquisition de la start-up néerlandaise de signature électronique SignRequest pour 55 millions de dollars. Aujourd’hui, la firme présente sa solution Box Sign, bientôt disponible comme indiqué sur son site à destination des entreprises. Il s'agit aussi pour le groupe de rattraper son retard par rapport à la concurrence. Par exemple, Dropbox dispose déjà d'une solution de signature électronique avec Hellosign racheté en 2019 pour 230 M€. A noter que Box est partenaire aussi de Docusign et Adobe Sign sur la partie e-signature. Mais l'éditeur veut sa part de ce marché estimé par IDC à 3,8 Md$ d'ici 2023.
Des cas d'usages et des fonctionnalités variés
Les cas d’usage sont variés, allant de la signature des documents critiques de l'entreprise comme les contrats de vente et propositions d'embauche à la signature de documents médicaux ou juridiques. Box Sign sera donc déployé depuis l'application web, même si le destinataire ne possède pas de compte Box. Les utilisateurs auront la possibilité d’obtenir des signatures « illimitées » dans le cadre de leur compte avec 4 champs possibles : date, case à cocher, texte, et la signature elle-même.
Par ailleurs, des modèles sont disponibles comme les accords de confidentialité, les rappels par courriel et les notifications d'échéance. Il est possible également d'envoyer des documents en série et en parallèle afin que plusieurs utilisateurs puissent signer électroniquement un document simultanément ou successivement. Le suivi des signatures électroniques est assuré en temps réel pour les administrateurs de l'entreprise.Toutes les signatures ainsi que les documents peuvent être stockés dans Box Cloud pour assurer un suivi et éviter la perte de document.
La fonctionnalité Box Sign permettra un suivi en temps réel des signatures de documents et un rappel à l'intention des signataires. (Crédit : Box)
Une intégration avec Microsoft 365, Salesforce ou Okta
La solution propose un suivi en temps réel de l’état des signatures de documents avec la possibilité d’intégrer des rappels par e-mail et s'intègre directement à des outils tels que Microsoft 365, Salesforce ou encore Okta.
Elle est d’ores et déjà disponible aux clients bénéficiant des offres Business, Business Plus, Enterprise et Suites sans frais supplémentaire. Ils devraient bénéficier de fonctionnalités supplémentaires comme la possibilité d'inclure des pièces jointes que les signataires ou les expéditeurs pourront examiner. Ils pourront aussi mener des actions groupées, c'est-à-dire l'envoi de demandes de signature individuelles à un groupe plus important de destinataires.