La continuité du service public doit être assurée pendant le confinement et le télétravail est appliqué à de nombreux agents de l’Etat auxquels la Dinum fournit maintenant deux outils de collaboration dédiés, Osmose et Plano, l’un pour animer des communautés professionnelles, l’autre pour gérer des projets. Tous deux reposent sur des logiciels commerciaux hébergés en France. Pour les utiliser, les agents devront contacter directement le support de la Dinum dans le cadre de l'ouverture en urgence des services. Par la suite, le mode d’inscription passera par un réseau d’administrateurs.

Avec Osmose, qui s’appuie sur la solution SaaS Jplatform de l’éditeur Jalios, un agent de l’Etat peut créer un espace collaboratif sur lequel il invitera ensuite tous les membres qu’il souhaite, y compris externe à la fonction publique, comme des prestataires ou des partenaires. Pour composer un environnement de collaboration, les agents ont recours à des fonctions de publication sur un blog, un FAQ ou un wiki, ainsi que des fonctions de partage pour les documents (bureautiques, vidéo, images, veille…) et de co-édition. Pour attribuer et gérer les tâches, ils disposent d'un outil de type kanban. La planification des réunions, sondages et invitations se fait à l’aide d’un calendrier, l’export étant possible vers d’autres agendas comme Outlook ou Thunderbird. Des outils de discussion et de sondage sont proposés pour interagir, commenter, voter et recommander. La plateforme embarque des guides et tutoriels pour faciliter sa prise en main. Les agents souhaitant créer une communauté contacteront osmose.dinum@modernisation.gouv.fr.

Diagramme de Gantt et visioconférence sur Plano

L'application de gestion de projets Plano s’appuie de son côté sur la solution Wimi de l’éditeur Cloud solutions. Celle-ci est hébergée en France par Scaleway, filiale d’Iliad. Cet espace virtuel permet de centraliser les ressources nécessaires à une équipe projet telles qu’une bibliothèque de documents, un agenda et un planning avec une gestion des tâches sur un diagramme de Gantt. Là aussi, on peut convier des intervenants externes à collaborer. Plano propose également des fonctions de messagerie instantanée et de visioconférence. L’organisation et le partage des fichiers peut se faire sur 9 niveaux. Le travail hors connexion est possible. Pour accéder à Plano, il faut contacter plano.dinum@modernisation.gouv.fr.

Parmi les autres outils mis à disposition des agents de l’Etat figuraient déjà la messagerie instantanée Tchap qui propose un chiffrement de bout en bout, avec des discussions pouvant se faire en privé entre deux interlocuteurs ou en groupe, simultanément sur plusieurs terminaux (ordinateur, tablette, mobile). On peut y partager des fichiers et inviter des correspondants extérieurs. L’outil intègre un annuaire des utilisateurs. En mars, Tchap réunissait plus de 120 000 agents publics. Depuis février, l’outil est expérimenté dans plusieurs collectivités territoriales.