« Réinventer la productivité des 1,2 milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde (27 millions en France) », c’est par ces mots que Gwénaël Fourre, directeur de la division Office chez Microsoft France a introduit l’arrivée d’Office 2016 (dès aujourd’hui pour le grand public, à partir d’octobre pour les entreprises) et la mise à jour d’Office 365. La suite bureautique en ligne calque désormais le programme de mise à niveau de Windows 10, c’est à dire que les entreprises pourront retarder les upgrades dans le cadre du programme Current Branch for Business (CBB). Un système de mise à niveau et de déploiement de correctifs au fil de l'eau.
Outil parmi les plus courants dans les entreprises, la suite bureautique de Microsoft est aujourd’hui challengée par de nouveaux entrants qui misent tout sur les fonctions collaboratives. Les solutions SaaS Google Apps, Quip et Slack (cependant pas encore disponible en français contrairement aux deux autres), proposent des fonctionnalités comme les salles de chat et la coédition en temps réel. Avec cette mise à jour Office 2016, l’éditeur de Redmond entend bien réaffirmer sa position et rattraper ses concurrents avec des innovations sur « le travailler ensemble naturellement ». « Nous avons grandement simplifié le passage au collaboratif », a indiqué M. Fourre. « Le partage de document a été simplifié avec un bouton pour choisir le ou les correspondants puis préciser les droits d’utilisation (lecture, lecture/modification…) et c’est partagé ». Office 365 Group permet de créer un groupe de travail avec un nom et des personnes, un calendrier pour ce groupe, une librairie documentaire. Des fonctionnalités disponibles sur Windows, iOS, Android et Windows Phone 10. Outlook a également été remanié avec l’arrivée d’une fonction pêle-mêle pour classer les messages les moins importants et mettre en avant ceux d’interlocuteurs prioritaires. Le client de messagerie utilise un algorithme pour analyser le temps de réponse à un courriel et classer les messages, et donc les correspondants, les plus importants.
Utiliser Cortana pour appeler une fonction
Les autres fonctionnalités comprennent la coédition en temps réel dans Word 2016 (ou Word Online), de sorte que les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur le même document sans changer l'information qui a été apporté par quelqu'un d'autre. Microsoft prévoit d'étendre cette fonctionnalité à d'autres applications de sa suite. L’éditeur offre déjà cette capacité dans ses applications web, mais cette mise à jour apporte les mêmes fonctionnalités aux applications de bureau Windows natives. Office 2016 apporte également des fonctionnalités qui facilitent l’utilisation de la suite, comme « Tell Me » avec Cortana qui permet aux utilisateurs de rechercher une fonction en particulier, comme l'espacement des lignes sans avoir à naviguer dans une myriade de boutons et de sous-menus.
Et pour les mois qui viennent, l’éditeur prépare plusieurs mises à jour pour apporter la coédition en temps réel dans PowerPoint et un service reposant sur le projet GigJam. Un outil collaboratif destiné à « casser les barrières entre les devices, les utilisateurs et les applications », nous avait expliqué Jérôme Tredan, le directeur des ventes et du marketing PME de Microsoft France. Microsoft a annoncé qu'il avait commencé à offrir GigJam dans une version bêta privée, et il prévoit de le rendre disponible dans Office 365 l'année prochaine. Les clients grand public disposant d'un abonnement Office 365 peuvent télécharger la mise à jour à partir d’aujourd'hui, les entreprises devront attendre octobre pour le faire.