Le recours à des applications dans le cloud fait que de plus en plus de processus de travail sont numérisés, ce qui permet aussi aux entreprises d'automatiser facilement des tâches banales et répétitives. Si le téléchargement de fichiers, l'ajout d'évènements dans les calendriers et l'envoi de messages texte à des collègues peuvent sembler insignifiants, le cumul de toutes ces tâches peut détourner les employés de tâches plus utiles et gaspiller leur temps. « L'un des plus grands avantages de l'automatisation sur le lieu de travail, c'est le gain de temps », a déclaré Wade Foster, CEO de la plate-forme d'automatisation des flux de travail Zapier. Depuis son lancement en 2011, la solution de l'éditeur basé à Sunnyvale, Californie, a attiré quelque 1,8 million d'utilisateurs payants et gratuits, et celui-ci affirme que ses outils permettent aux utilisateurs de gagner en moyenne 10 heures par semaine. 

Les utilisateurs de Zapier peuvent connecter des flux de travail à travers plus de 2000 applications, qui vont de Microsoft Outlook, Excel et Dynamics CRM aux divers outils de collaboration et de productivité de Google, et d'autres comme Slack, Trello et Dropbox. On trouve aussi dans le lot diverses applications professionnelles, en particulier des plateformes de vente et de marketing comme Salesforce, Zoho CRM et HubSpot. En substance, Zapier facilite la connexion des flux de travail entre les applications web en utilisant des automatismes sans code, quelle que soit l'expertise technique des employés. L'approche sans code allège aussi la charge de travail du personnel IT. « Les outils d'automatisation des flux de travail améliorent la productivité des employés et réduisent la charge de travail des services IT dans le cas de tous les projets d'intégration/automatisation relativement triviaux », a déclaré Keith Guttridge, analyste principal en charge de l'architecture, l'infrastructure et l'intégration des applications chez Gartner. 

Fonctionnement de Zapier 

Zapier s'appuie sur une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de définir des règles « If This Then That » (IFTTT) qui régissent le fonctionnement de ses automatismes. Ces règles appelées « zaps » consistent à « déclencher » un « événement » comme recevoir un courriel ou un prospect, et une ou plusieurs « actions », comme créer un contact dans un tableur. Par exemple, les utilisateurs de Zapier peuvent mettre à jour Salesforce quand de nouveaux prospects sont ajoutés à une feuille de calcul Google Sheets ; créer une tâche dans l'application de gestion de projet Asana en enregistrant un message dans Slack ; ajouter des abonnés à une liste de diffusion Mailchimp quand ils s'inscrivent à une newsletter. 

La création d'un flux de travail est facile. L'option la plus simple consiste à choisir parmi les modèles disponibles dans la section « Dashboard and Explore » de l'application Zapier, qui permettent aux utilisateurs de démarrer avec des automatismes courants comme « Ajouter de nouveaux leads à mon CRM ou à ma plateforme d'assistance » ou encore « Partager du contenu sur les médias sociaux ». Les utilisateurs peuvent également créer des « zaps » personnalisés. Pour cela, ils doivent d'abord sélectionner une application qui servira de déclencheur de workflow, se connecter ensuite au compte de l'application, puis choisir un « événement » déclencheur, c'est-à-dire ce qui est censé se produire dans l'application sélectionnée pour exécuter la règle. Enfin, ils doivent sélectionner l'application qui exécutera l'action et l'événement à déclencher. 

 

Des déclencheurs peuvent être configurés pour réagir à des événements, comme l'ajout de nouvelles lignes dans une feuille de calcul Google Sheets. (Crédit : Zapier) 

Il est également possible de créer des zaps à multiples niveaux, qui effectuent plusieurs actions, toutes liées entre elles par une chaîne de déclencheurs et d'actions. Cette flexibilité ouvre la porte à une variété d'automatismes (même si les cas d'usage les plus populaires de Zapier concernent désormais les ventes et le marketing). 

 

Chaque déclencheur entraîne une ou plusieurs actions, comme la notification aux membres d'une équipe de Slack que des modifications ont été apportées à une feuille de calcul. (Crédit : Zapier) 

Avant qu'un zap ne soit activé, il peut être personnalisé davantage avec l'ajout d'étapes supplémentaires comme des actions, des filtres pour empêcher les règles de s'appliquer dans certaines conditions, des délais entre les étapes, etc. Les flux de travail peuvent être ensuite testés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu avant d'être déployés. Une fois en ligne, l'activité des zaps peut être suivie dans l'historique des tâches de l'application Zapier. 

Zapier, très utile aussi pendant la pandémie 

Les entreprises n'utilisent pas Zapier uniquement pour connecter leurs flux de travail. Zapier leur a été fort utile pendant la pandémie de Covid-19. Comme l'a déclaré Wade Foster, Zapier a aidé les petites entreprises à mettre rapidement leurs activités en ligne, en connectant et en mettant à jour diverses applications comme les dossiers de gestion de la relation client (CRM). (Avant la pandémie de Covid-19, tous les salariés de Zapier travaillaient déjà à distance, et ils connaissaient bien les avantages des outils d'automatisation pour connecter plusieurs applications dans le cloud). « Souvent, les patrons des petites entreprises n'ont pas l'expertise technique ni le personnel en interne pour construire des sites pour leur compte », a déclaré le CEO. « Ils se tournent donc vers des outils sans code pour créer des sites web professionnels, et ils ont créé des automatismes avec Zapier pour toucher une nouvelle clientèle, gérer les stocks et faire en sorte de ne pas perdre leurs leads ». 

« Éviter aux employés de perdre du temps dans des tâches répétitives est un bénéfice que tout le monde apprécie », a déclaré Andrew Davison, fondateur de Lunhu, un cabinet de conseil en automatisation des flux de travail basé au Royaume-Uni et expert de Zapier. En particulier, les employés perdent du temps quand ils doivent saisir les mêmes données dans différents systèmes. Cette situation ne fait qu'empirer, car les entreprises utilisent de plus en plus d'applications. « Zapier peut leur éviter cela, ce qui signifie qu'elles peuvent d'emblée réduire leurs coûts en personnel, ou que le personnel peut être redéployé pour réaliser un travail plus productif, générateur de croissance », a-t-il ajouté. « L'autre avantage, c'est que la saisie de données est typiquement une source d'erreurs, ce qui peut être préjudiciable dans certains secteurs d'activité, comme le secteur juridique, par exemple ». 

 

Les zaps peuvent avoir un tas d'applications, depuis l'automatisation des flux de productivité personnels jusqu'à la publication de messages sur les réseaux sociaux. (Crédit : Zapier) 

Les tarifs 

Zapier propose cinq niveaux de prix pour son produit, chacun donnant accès à différents niveaux de fonctionnalités. Les niveaux d'abonnement les plus chers n'imposent pas de limite d'usage et permettent de configurer un nombre élevé de « zaps » et de « tâches » (par tâche, Zapier désigne le nombre de fois qu'une action est achevée, donc un seul zap avec trois actions consomme trois tâches dans le quota mensuel à chaque fois qu'il est exécuté). Les utilisateurs peuvent créer gratuitement cinq zaps à une étape, dans la limite de 100 tâches et un accès limité aux zaps à une étape. Pour les zaps plus complexes, il faut opter pour un forfait mensuel. Pour 19,99 dollars HT, les utilisateurs peuvent connecter 20 zaps à plusieurs étapes et effectuer 750 « tâches » d'action chaque mois.  

Le niveau professionnel à 49 dollars HT supprime la limite des zaps et fait passer la limite mensuelle de tâches à 2000. Les clients pros ont également accès à des fonctionnalités comme des filtres et des « chemins logiques » personnalisés pour créer des flux de travail plus avancés et plus ramifiés. Le forfait Entreprise à 299 dollars HT/mois a été pensé pour les équipes. Il permet de créer un espace de travail partagé, inclut le support pour un nombre illimité d'utilisateurs et un support dédié. Ce niveau entreprise donne accès à toutes les fonctionnalités premium, à 100 000 tâches et des fonctionnalités d'administration de niveau entreprise, notamment des paramètres d'autorisation avancés, l'authentification unique et le provisionnement des utilisateurs. Le tarif de ce niveau dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise et des prix négociés avec Zapier. 

Les concurrents 

Comme l'a déclaré Keith Guttridge, l'intérêt pour l'automatisation des tâches a fortement augmenté ces dernières années. « On peut dire que la demande d'outils d'automatisation des processus robotisés (RPA), et de flux de travail de productivité personnelle a explosé ». De nombreux éditeurs de logiciels se sont déjà attaqués au marché ciblé par Zapier. Même s'il s'oriente davantage vers les usages grand public, comme l'automatisation des appareils domestiques intelligents, l'IFTTT, par exemple, a contribué à populariser les automatismes sans code. Cela dit, la plateforme IFTTT a récemment dévoilé une option IFTTT Pro pour les utilisateurs, ce qui montre son intention d'accroître sa présence dans le monde de l'automatisation. 

Plus de 2 000 applications peuvent être connectées à des flux de travail automatisés dans Zapier. (Crédit : Zapier) 

Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow) connecte également diverses applications de productivité et d'entreprise pour créer des automatismes, appelés « flux », en mettant l'accent sur sa propre gamme d'outils logiciels. Mais si Zapier cible principalement les petites entreprises qui cherchent à connecter diverses applications, il existe des options d'automatisation pour les flux de travail des grandes entreprises. C'est le cas des plateformes d'intégration en tant que service Workato et Mulesoft de Salesforce cités dans le Magic Quadrant de Gartner. Tray.io et Azuqua d'Okta sont également plus orientés vers l'entreprise. En outre, la popularité de l'automatisation a conduit les éditeurs de logiciels de collaboration et de productivité comme Slack, Trello et Airtable à intégrer nativement dans leurs plates-formes une automatisation basée sur des règles. Même si cette approche offre les avantages de l'automatisation des flux de travail, elle est largement ciblée sur les processus au sein d'une seule application. 

L'un des principaux atouts de Zapier réside dans ses automatismes sans code. « Zapier est l'un des fournisseurs les plus connus dans le domaine de l'automatisation des flux de travail personnels intégrés, et il offre des fonctionnalités utiles à ses nombreux utilisateurs », a déclaré M. Guttridge. « Zapier a été le premier à proposer ces fonctionnalités (en dehors d'IFTTT, mais la plateforme s'est éloignée et est passé de mode), donc quand les gens cherchent « comment automatiser X » sur Google, ils tombent généralement sur Zapier », a déclaré M. Davison de Lunho. « Cela dit, d'autres outils comme Integromat et n8n sont en train de rattraper leur retard, si bien que la domination de Zapier pourrait ne pas durer éternellement ». 

Wane Foster fait valoir que les options d'intégration de Zapier lui donnent un avantage sur ses rivaux. « Que vous vous appuyiez sur des applications connues comme QuickBooks ou MailChimp, ou sur des applications de niche plus petites pour gérer votre entreprise, il y a de fortes chances que Zapier puisse les connecter », a-t-il déclaré. Même si Zapier est surtout conçu pour connecter des applications dans le cloud, il peut s'avérer aussi très intéressant pour connecter d'anciennes applications sur site. Zapier pourrait tirer profit de l'élargissement de son champ d'action vers ce type d'usages », a encore déclaré M. Guttridge. « Les clients de Gartner demandent régulièrement des outils comme Zapier pour créer des flux de travail impliquant des applications héritées. Zapier a donc une vraie carte à jouer dans ce domaine », a-t-il ajouté.