Atlassian a déployé récemment des fonctionnalités supplémentaires sur sa plateforme d'espace de travail collaboratif Confluence visant à rendre le contenu plus soigné et prêt à être présenté. Le changement le plus important est l'ajout du mode Présentation où les utilisateurs peuvent transformer des pages en présentations interactives. Cela signifie qu'ils peuvent écrire, concevoir, recueillir des commentaires, puis mettre en avant des pages à partir d'un seul outil. Toutes ces tâches peuvent être effectuées simultanément avec d'autres personnes.

Les dernières fonctionnalités font suite aux efforts de Confluence pour découvrir ce dont ses utilisateurs ont le plus besoin pour mieux partager leurs connaissances, collaborer et créer du contenu autour de différents projets et idées. Des recherches internes ayant montré une augmentation de 60 % de la création de pages par créateur en 2020, la société a contacté ses clients parmi les plus grandes entreprises pour mieux comprendre les principaux points de tension. « Nous avons constaté de nombreux changements entre la façon dont les gens collaboraient auparavant et la manière dont ils travaillent désormais ensemble », a déclaré Natalia Baryshnikova, chef de produit d'Atlassian pour Confluence Experience.

Créer un contenu plus engageant

Atlassian a constaté qu'un quart de ses clients souhaitaient être en mesure de créer un contenu plus soigné et plus présentable. Et un tiers des clients rencontraient des difficultés à créer du contenu qui relie des informations provenant de sources multiples, en grande partie à cause de l'augmentation des outils de collaboration au cours des 18 derniers mois. « Les formes flexibles de contenu ne sont pas nouvelles, mais Confluence en fait bon usage », a déclaré Wayne Kurtzman, directeur de recherche IDC pour les réseaux sociaux, la collaboration et les communautés. « Le monde utilise davantage de formes visuelles de contenu. Il suffit de regarder les médias sociaux pour connaître le cas d'utilisation avec Facebook, Instagram, Snapchat et au-delà ».

Lorsque le mode Présentation est activé, un QR code qui relie le document pour la présentation s'affiche automatiquement; un clic rapide sur le téléphone enregistre automatiquement le lien dans Confluence. Si une équipe veut donner son avis pendant une présentation, elle peut ouvrir le document et ajouter des commentaires en temps réel. (Les commentaires n'apparaissent pas à l'écran).

En mode présentation, un code QR peut être utilisé pour relier une présentation au document correspondant. (Crédit : Confluence)

« Nous avons observé qu'avec la prédominance des outils vidéo, les solutions de tableau blanc ont émergé presque comme une nouvelle catégorie », a déclaré Natalia Baryshnikova. « Ce que nous constatons, c'est le besoin de consommer du contenu ensemble et d'avoir un retour immédiat. Le mode présentation est fait pour cela, il est capable de convertir les pages de Confluence en une mini diapositive » ajoute-t-elle.

Mieux visualiser les données d’un projet

Confluence a également ajouté 40 modèles pour aider les utilisateurs à démarrer leur contenu. Natalia Baryshnikova a déclaré que ceux-ci ont été spécifiquement conçus pour naviguer dans le travail hybride, faire évoluer l'entreprise et stimuler la productivité. En outre, les utilisateurs qui ont besoin de créer un contenu hyper-spécifique pour leur équipe peuvent également créer des modèles à partir de zéro et ajouter plus de visuels tels qu'une image, un GIF ou un logo. Natalia Baryshnikova souligne que les visuels aident à stimuler l'engagement de la page et la rétention de l'information. « Ces petites choses, subtiles ou non, ont vraiment un impact sur la façon dont votre contenu atteint son public », a déclaré cette cheffe de produit.

Les utilisateurs de Confluence peuvent désormais mieux visualiser leurs données grâce à des graphiques interactifs et personnalisables. Tout, depuis les mises à jour de la direction d'un projet jusqu'aux résultats financiers, peut être converti en graphiques à barres, linéaires ou circulaires, avec des aperçus visuels sur lesquels une équipe peut agir.

Les utilisateurs de Confluence peuvent désormais mieux visualiser les données grâce à des graphiques interactifs et personnalisables. (Crédit : Confluence)

Atlassian a également annoncé des macros d'extractions et des mises à jour de l'état des pages pour son outil collaboratif. Les macros d'extraits aident les utilisateurs à créer facilement une source unique d'informations en rendant une partie du contenu d'une page réutilisable sur d'autres pages sans aucun code. En outre, les utilisateurs peuvent ajouter plusieurs extraits sur une page. Ainsi, l'utilisateur dispose d'une page centrale pour la mise à jour des extraits, les modifications se déployant automatiquement partout où l'extrait a été ajouté.

Une disponibilité générale sur le cloud

Enfin, comme une grande partie du travail se fait de manière asynchrone, les utilisateurs doivent savoir si les informations affichées sont incomplètes, en cours de révision ou en phase finale. Le statut des pages permet de clarifier ce point grâce à des statuts faciles à lire pour toute une équipe. Les utilisateurs peuvent choisir parmi des statuts prédéfinis ou les personnaliser en fonction de leur propre flux de travail. Toutes les fonctionnalités annoncées la semaine dernière seront finalement disponibles pour les utilisateurs sur tous les niveaux de la plateforme Confluence Cloud.

Wayne Kurtzman a déclaré que les bénéfices des fonctionnalités, ainsi que la compréhension des besoins des clients, sont tous importants. « L'adoption peut être un défi pour tout ce qui est nouveau, donc guider les gens vers les fonctionnalités d'une manière pertinente pour eux - ce qui varie - fournira l'impact métier le plus significatif. Les derniers formats, comme ceux annoncés dans Confluence, seront de plus en plus fréquents à l'avenir », a conclu M. Kurtzman.