A l'image de l'économie mondiale, le secteur du logiciel de gestion de projets et de collaboration semble être divisé en deux groupes : ceux qui disposent d'un budget informatique (pour choisir des solutions comme SharePoint, de Microsoft, ou Alfresco) et ceux qui en sont dépourvus. Mais la ligne de partage n'est pas uniquement liée à la question d'argent : la taille compte aussi, car ces entreprises doivent être suffisamment importantes pour avoir réellement besoin de ce genre d'outils. Pour ceux qui regardent les produits aux fonctions avancées et se demandent s'ils ne peuvent pas bénéficier de solutions équivalentes pour leur TPE ou PME, il existe aussi des logiciels.

Les trois outils présentés par notre confrère Brian Proffitt, de ITWorld, sont plus que des gestionnaires de tâches. Ils sont également capables de faire de la gestion des fichiers et d'exécuter des fonctions de collaboration. Avec eux, les gestionnaires de projets ont les moyens de créer des plates-formes complètes et leurs utilisateurs peuvent partager des informations, des documents et définir des tâches facilement. De plus, ces outils permettent aux équipes de faire des modifications de dernière minute sur les projets, sans avoir à payer le prix fort acquité par les « nantis ».

Le comparatif proposé laisse de côté un certain nombre de très bonnes applications comme Evernote, Remember the Milk et OmniFocus, tous d'excellents gestionnaires de tâches, qui existent en version mobile et desktop, et permettent de lister les choses à faire et de rappeler les événements importants.

1 - AceProject
Prix: selon l'usage (gratuit à 99 dollars/mois)
Plate-forme: en ligne

Au départ, Brian Proffitt reconnaît qu'il ne savait pas grand-chose sur AceProject avant de commencer son article. Mais il a eu l'agréable surprise de constater à quel point ce gestionnaire de projet était complet. Dès le premier écran, il dit avoir été impressionné par un tableau de bord où il a pu visualiser « à peu près tout ce dont on peut avoir besoin ». Le système permet à un nombre illimité d'utilisateurs de suivre les tâches, les projets, le temps, et les dépenses dans une interface rapide, offrant une navigation efficace, hébergée dans le cloud.

La barre latérale d'AceProject permet un accès facile à l'ensemble des catégories, de sorte que le gestionnaire et ses utilisateurs peuvent trouver ce dont ils ont besoin rapidement. Chaque participant a la possibilité d'afficher les tâches ou les projets qui lui sont affectés. Les informations concernant les autres projets ne sont donc pas visibles et n'encombrent pas son espace inutilement.

Brian Proffitt a été très étonné par les fonctionnalités de temps et de dépenses, qui permettent de suivre le temps passé sur des projets et des tâches, et toutes les dépenses additionnelles liées à un projet. Les gestionnaires peuvent valider le temps et les dépenses selon les besoins. Chacun peut même générer de jolis rapports sur le temps ou les frais et les envoyer au responsable du projet.

Autre fonction appréciée, le portefeuille qui réunit tous les projets confiés à une personne en particulier au même endroit, plus une bibliothèque de documents autonome. De là, l'utilisateur peut aussi accéder aux diagrammes de Gantt qui montrent les tâches et indiquent l'avancement du projet. La totalité des plans de travail ne peut être affichée en tant que tel, mais cela dépend de la façon dont on hiérarchise les tâches. En affectant des dépendances, on arrive à faire à peu près la même chose, et parfois de manière plus appropriée.
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De façon générale, la gestion des documents est relativement claire et facile. La bibliothèque de documents est bien faite, même si Brian Proffitt dit avoir eu parfois du mal à savoir à quelle tâche étaient reliés certains documents, et qu'il devait pour cela consulter la tâche elle-même. Via la plate-forme mobile, il a pu avoir accès à toutes les informations sur les tâches et les projets, ainsi que le suivi du temps. Mais celui des dépenses n'était pas accessible. C'est apparemment la seule fonctionnalité qui faisait défaut.

AceProject comporte beaucoup de fonctionnalités et son prix semble certainement justifié. Le tarif est échelonné en palier selon l'usage, depuis un service de base gratuit qui permet de gérer deux projets, 50 tâches, et offre jusqu'à 250 Mo d'espace de stockage, jusqu'au pack Gold à 99 dollars par mois avec un nombre de projets et de tâches illimités et 20 Go d'espace de stockage. Il existe des options intermédiaires, mais le nombre d'utilisateurs est illimité quel que soit l'abonnement. Le site AceProject mentionne également la disponibilité d'une version hébergée en local, pour ceux qui veulent un système encore plus abouti

Même à 99 dollars par mois, AceProject est une bonne affaire. C'est même un tarif imbattable parce qu'il permet de suivre les utilisateurs, les tâches et les projets de manière approfondie, et offre aux gestionnaires de projets une grande souplesse dans la façon de gérer leur travail.

2 - Basecamp
Prix: selon l'usage ( de 20 à 150 dollars/mois)
Plate-forme: en ligne

Basecamp est un outil de gestion de projets très populaire dans les petites entreprises et les activités de conseil. On comprend assez vite pourquoi. L'interface de Basecamp est simple et intuitive. Elle permet aux participants de se joindre ponctuellement au projet, de dire ce qu'ils ont à dire, et de reprendre leur travail.

Basecamp ne comporte pas d'outils formels pour la gestion des tâches ou d'un projet, à l'image de ceux que l'on trouve dans AceProject. Les utilisateurs sont affectés à certains projets, et au sein de ces projets, ils ont toute liberté pour créer leur propre liste de choses à faire, d'événements, de messages ou de tableaux d'affichage (les « writeboards »). Ils disposent aussi dans leur espace d'outils de collaboration en temps réel.

L'esprit de Basecamp repose plus sur la collaboration que sur la gestion formelle d'un projet. On ne trouve pas non plus de suivi du temps ou de diagrammes de Gantt. L'utilisateur définit une tâche, assigne cette tâche à un autre membre du projet ou à lui-même, et quitte l'espace du projet. Les documents sont stockés dans un endroit unique et ne sont pas reliés à des événements ou à des tâches.

Efficace : un micro-site réservé au projet

Basecamp sera bien utile à ceux qui sont habitués à travailler avec de plus petits projets, qui consistent par exemple à réunir des données sur la livraison d'un client ou à préparer un événement. Les fonctions de messagerie et le tableau d'affichage sont très utiles pour des collaborateurs éloignés les uns des autres. Le fait de tout concentrer sur un micro site exclusivement réservé au projet confère également beaucoup d'efficacité à cet outil.

Mais pour ceux qui ont besoin de suivre les tâches de plus près, et de disposer d'outils de gestion plus conséquents, Basecamp n'est sans doute pas le plus adapté. Le prix entre aussi en considération : il n'existe pas de version gratuite du produit. Avec un abonnement de base de 20 dollars par mois, il est possible de gérer 10 projets et de bénéficier de 3 Go d'espace de stockage. Pour 150 dollars par mois, on passe à un nombre illimité de projets et à 100 Go d'espace de stockage pour ses fichiers. Par contre, quelle que soit l'option choie, le nombre d'utilisateurs est illimité.

Cet outil est plus simple que AceProject (a-t on vraiment besoin de comptabiliser les tâches ?) mais Basecamp offre au final plus d'espace de stockage global, de sorte que ce n'est pas un mauvais choix. Mais il faut vraiment bien savoir ce que l'on attend de son outil de gestion de projets avant de s'engager.
[[page]]Zoho Projects
Prix: selon l'usage (gratuit à 80 dollars/mois)
Plate-forme: en ligne

Zoho est un fournisseur de solutions cloud déjà dans le secteur depuis un certain temps, avant même que l'on donne aux outils en ligne la dénomination de « cloud » ou de « Software as a service», ce qu'ils étaient pourtant.

Brian Proffitt, d'ITWorld, s'est déjà frotté à Zoho dans le passé, quand il s'intéressait aux suites bureautiques en ligne. S'il avait apprécié l'ensemble des fonctionnalités de Zoho Office, il n'a pas gardé un souvenir exceptionnel de la rapidité ni de la facilité d'utilisation du produit.

« Mais ces réserves ne s'appliquent pas à Zoho Projects ». Ce dernier possède une interface rapide et facile à utiliser qui comporte quelques outils de gestion de projets. D'une manière générale, l'ensemble de Zoho Projects conserve l'esprit de la gestion de projets à grande échelle, mais avec l'idée d'une gestion et d'une création de projets faciles à réaliser. La gestion des tâches est très claire aussi. On peut non seulement assigner des tâches dans un projet donné, mais on peut aussi créer des listes de tâches au sein des projets. « Ce qui en fait un agréable petit outil de gestion », selon Brian Proffitt. La gestion des documents se fait exclusivement dans une bibliothèque centralisée, même si l'on a la possibilité de placer des documents dans des dossiers dédiés au sein de chaque projet. Par contre, il n'est pas possible de lier des documents à des tâches individuelles ou à des événements.

Essayer la version de démonstration

La grille tarifaire de Zoho Projects est un peu déroutante. Par exemple, il est possible de disposer du suivi du temps, mais il faut effectuer une mise à jour à partir de la version gratuite, celle-là même que notre confrère d'ITWorld a utilisé pour son test. « En cliquant sur le lien pour accéder au tarif du service de suivi du temps, j'ai été dirigé vers une page de tarification à l'année affichant des prix beaucoup plus avantageux que ceux proposés à la page des tarifs publics mensuels », a t-il expliqué. La différence est très importante. Ceux qui optent pour la version Entreprise haut de gamme, sans essayer la version démo - elle offre 30 Go de stockage, et toutes les fonctionnalités de base - doivent payer 80 dollars par mois. En effectuant une mise à jour à partir de la version de base, le tarif descend à 599 dollars par an, soit 49,92 dollars par mois, soit une remise de 37,6 %. Donc, la première leçon, c'est de faire une mise à jour à partir de la version gratuite et de payer un abonnement annuel. Cela permet quelques économies !

Mais ce n'est pas la seule bizarrerie de la grille tarifaire. Au lieu d'avoir des prix selon les projets ou les tâches, Zoho Projects comptabilise les fonctions dans un ensemble de base, puis ajoute des frais supplémentaires pour les add-ons. Par exemple, si l'on ajoute une fonctionnalité wiki dans un projet, il en coûte jusqu'à 149 dollars par an ou 40 dollars par mois selon le plan choisi. Un add-on iPhone coûte 3 dollars/utilisateur et par mois. Et ainsi de suite... Si certains de ces add-ons sont sympathiques et non disponibles avec d'autres outils (comme le wiki et le chasseur de bugs), on a le sentiment de mettre la main à la poche un peu trop souvent, et ce n'est pas très agréable. Néanmoins, Brian Proffitt estime que Zoho Projects est un outil cloud utile. Mais il conseille de savoir exactement ce que l'on est prêt à payer pour ce produit.

Le cloud convient bien à la gestion de projets

Dans l'ensemble, ces trois outils offrent chacun des méthodes uniques pour gérer son temps et ses projets. AceProject est de loin la solution la plus complète avec pas mal de ramifications possibles. Mais pour les entreprises qui veulent plus de fonctionnalités de collaboration que de gestion de projets, celui-ci est peut être trop ciblé sur cette dernière.

Basecamp est beaucoup plus axé sur la collaboration. Il est excellent dans ce domaine et ne prétend pas être capable de faire de la gestion de gros projets. Zoho Projects est plus proche de AceProject en terme de fonctionnalité. Son interface est simple et facile à utiliser. Mais sa grille tarifaire est assez compliquée. Cela justifie d'examiner cette solution cloud de façon attentive.

La collaboration et la gestion de projets est une chose que le cloud sait bien faire, et toutes ces solutions viennent encore conforter ce point de vue.