La gamme étendue de produits de collaboration avec des fonctionnalités d'IA, d'automatisation du flux de travail et d'adaptation à l'industrie proposée par Zoho est mise à jour pour « promouvoir une gestion de projet unifiée et de soutenir une collaboration asynchrone productive pour les entreprises internationales dont les employés, les clients et les partenaires travaillent dans des plages horaires différentes », assure l’éditeur. Les quatre principaux outils de collaboration Projects, Notebook, WorkDrive et Sign du fournisseur ont été enrichis de fonctionnalités, dont certaines sont propres à leur secteur d'activité.

Projects, la plateforme de gestion de projets de l'entreprise, bénéficie d'un traitement du langage naturel alimenté par le moteur d'IA de l'entreprise, Zia, lequel permet aux utilisateurs d’effectuer facilement des recherches dans les applications de Zoho. Toujours dans Projects, Zia Insights peut créer des graphiques et des tableaux de bord analytiques personnalisés pour générer des recommandations de tâches.

Notebook, l'application dynamique de prise de notes de Zoho, profite également des capacités de Zia, notamment de ses fonctions de résumé intelligent, de gestion des tâches, de marquage automatique des sujets, de ses capacités d'analyse des données à partir des notes, de création de graphiques visuels à partir des notes et de création de calendriers pour les prochaines étapes. Par ailleurs, l’intégration étroite de Notebook à Projects et WorkDrive permet aux utilisateurs de prendre des notes de façon contextuelle, de les partager et de collaborer avec leurs collègues.

Automatisation du flux de travail

Projects, WorkDrive et Sign peuvent désormais accéder à Blueprint, la technologie visuelle d'automatisation des flux de travail de Zoho, qui sert à créer des flux de travail évolutifs et reproductibles. Dans WorkDrive, l’automatisation donne accès à des fonctions de révision et d'approbation de politiques ou de contrats juridiques, de rationalisation de la collecte de données pour une intégration transparente. Elle contribue aussi à rendre les opérations RH plus cohérentes et la gestion des tâches plus transparente.

Sign, l'application de signature numérique et de vérification d'identité de Zoho, offre maintenant la possibilité de créer des modèles réutilisables, des bons de commandes, des documents RH, des documents juridiques et plus encore, qui pourront être automatiquement acheminés aux membres appropriés de l'équipe. L’éditeur propose aussi une authentification basée sur les connaissances pour les entreprises de technologie financière, ainsi que des contrôles pour la norme 21 CFR Part 11 de la Food and Drug Administration (FDA) qui s’applique à toutes les entreprises de l’industrie pharmaceutique, de l’industrie cosmétique et de l’industrie agroalimentaire souhaitant commercialiser leurs produits aux États-Unis, afin de soutenir les industries de la santé et des sciences de la vie. Selon Zoho, les entreprises peuvent ainsi accélérer de 80 % le délai d'exécution des documents par rapport à la demande de signatures physiques.

Des flux de travail spécifiques à l'industrie

Zoho a développé des fonctionnalités et des flux de travail pour répondre spécifiquement aux besoins de plusieurs secteurs clés. Dans le secteur de la construction, Projects est désormais intégré à Lens, la technologie d'assistance à distance en réalité augmentée du fournisseur, de sorte que les gestionnaires peuvent désormais demander l'accès à distance aux caméras des personnels de terrain et les aider à résoudre les problèmes, tout en assurant la mise à jour des dossiers relatifs à l'équipement.

Dans le secteur de la santé, les contrôles de sécurité DLP (Data Loss Prevention) de WorkDrive permettent aux utilisateurs de marquer manuellement ou de vérifier et de classer automatiquement les données sensibles, comme les informations personnelles identifiables (PII), les données clients, les dossiers financiers ou la propriété intellectuelle, et de les protéger contre l'accès ou le partage par des entités non autorisées. Projects comprend des flux de travail personnalisables propres à l'industrie, et Sign offre une signature numérique conforme à la norme HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) américaine.

Grâce à l'intégration de Blueprint à Projects, les gestionnaires d'entreprises manufacturières peuvent suivre et gérer leur pipeline de processus, mais aussi automatiser les étapes de certains processus comme les essais de prototypes, les processus de portes de phase ou la gestion des stocks. Grâce à l'intégration de Lens, les gestionnaires peuvent surveiller et dépanner les opérations à distance. Les utilisateurs de l'industrie aéronautique peuvent accéder à une gestion de projet hybride alignée sur la méthode de résolution de problèmes en 5 étapes (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler) DMAIC, et créer des tableaux de bord unifiés personnalisés pour fournir une source unique de vérité.

L'analyste Thomas Randall, directeur de la recherche sur le marché de l'IA chez Info-Tech Research Group, salue l'orientation de l’éditeur. « Zoho a raison de se concentrer sur les applications sectorielles de l'IA et des outils de collaboration », a-t-il déclaré dans un courriel. « Cela permet aux entreprises de voir plus facilement comment les nouvelles capacités de Projects, WorkDrive, etc, pourraient générer une valeur commerciale distincte si elles étaient adoptées et comment le retour sur investissement peut être calculé. »

Projects coûte 5 euros HT par utilisateur et par mois ; WorkDrive coûte 3 euros HT par utilisateur et par mois ; Notebook coûte 4 euros HT par utilisateur et par mois ; et Sign coûte 12 euros HT par utilisateur et par mois. « Ces quatre solutions sont disponibles immédiatement », a précisé Zoho.