Zoho a créé l’entité Qntrl pour exploiter sa solution d'automatisation des workflows, au lieu de l’intégrer à sa suite d'applications SaaS sur Zoho.com. Si les grandes entreprises peuvent choisir de reconstruire leurs flux de travail dans une plate-forme comme ServiceNow, ou de les automatiser à l'aide d'outils comme Celonis, Nintex ou Appian, Qntrl (prononcer « Control ») destine sa plate-forme aux entreprises de taille moyenne comptant 5 000 employés au plus qui souhaitent orchestrer et automatiser les flux de travail entre des applications existantes. C'est une des raisons pour lesquelles Zoho a créé une entité distincte de Zoho.com : même s’il est possible d’utiliser Qntrl pour automatiser les interactions entre les outils CRM, helpdesk, de messagerie, d'analyse, de planification de projets, de gestion de fichiers, de finance et de RH de Zoho, le fournisseur souhaite également que les entreprises se sentent libres de l'intégrer aux concurrents de Zoho.com, notamment Workday, Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace.

Automatisation ascendante

Pour Rodrigo Vaca, responsable marketing de Qntrl, des secteurs comme les RH, la finance et le marketing sont mûrs pour le nouvel outil. « Ces processus critiques pour l'entreprise sont souvent trop simples pour bénéficier d'outils d'automatisation et d'orchestration haut de gamme, ou trop complexes pour d'autres outils d'automatisation en libre-service, mais pas assez importants pour susciter l'aide de l’IT, ce qui constitue un point sensible pour Qntrl », a déclaré M. Vaca. « Si Qntrl peut faire son chemin dans l’entreprise à partir d'un département, selon une approche ascendante de l'automatisation, la plate-forme offre également des outils aux DSI pour assurer la conformité avec les politiques de confidentialité et de sécurité des données, ou pour gérer le déploiement de Qntrl dans toute l'entreprise en tant que processus descendant », a ajouté M. Vaca.

Les processus sont modélisés dans Qntrl comme des machines à états finis à l'aide d'une interface graphique qui permet de créer des diagrammes de type organigramme que Qntrl appelle « blueprints ». Ces derniers capturent les différents états dans lesquels peut se trouver un processus, ainsi que les actions ou événements (soumission, approbation, rejet, par exemple) qui le feraient « passer » d'un état à un autre. « Même si beaucoup d’agents ne sont pas familiers des machines à états finis, elles sont plus faciles à appréhender que les techniques de modélisation formelles du genre BPMN (Business Process Model and Notation ou Modèle de procédé d'affaire et notation) », a affirmé M. Vaca. « Il faut un peu de temps pour s'y habituer, mais une fois que l'on a compris l’approche de la machine à états finis, il n'y a pas grand-chose qui peut mal tourner si le gestionnaire a conçu le processus correctement. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons opté pour cette approche plus simple plutôt que d’obliger l’entreprise à suivre une formation BPMN et à apprendre ce que signifient toutes ces formes et ces cases », a encore expliqué M. Vaca.

Intégration de l'automatisation

« Qntrl peut automatiser n'importe quoi avec une API, même si une telle intégration implique l'intervention du département IT », a déclaré M. Vaca. « Nous ne présentons pas la plateforme comme une solution de « citizen developer ». Une fois qu'un processus est orchestré, Qntrl propose aux utilisateurs plusieurs solutions pour repérer les problèmes et suivre les performances. Six rapports opérationnels permettent de savoir comment sont utilisés les processus, de connaître le débit, le temps de réalisation, etc., avec la possibilité d'explorer les cartes individuelles pour voir ce qui les bloque ou si elles sont coincées dans une boucle. Il est également possible de donner un coup de pouce aux utilisateurs qui retardent un processus, ou de transmettre automatiquement une carte à un autre utilisateur pour approbation après un certain délai. Des clients testent le logiciel en version bêta depuis quelques mois et selon M. Vaca, Qntrl compte déjà 6 000 utilisateurs. Par contre, celui-ci n'a pas voulu dire où, ni même combien d’entreprises différentes étaient engagées dans ces tests. On sait néanmoins que parmi elles, il y a un fabricant de snacks qui utilise l'outil pour planifier ses campagnes publicitaires, une petite société de services qui suit ses appels d'offres pour des contrats importants et une entreprise de construction qui suit ses processus d'achat et de recrutement d'entrepreneurs.

Pour les entreprises qui souhaitent préserver la confidentialité de leurs documents commerciaux, mais souhaitent utiliser le service d'orchestration de leurs processus dans le cloud, Qntrl peut installer un serveur passerelle derrière le pare-feu de l'entreprise afin d’assurer la synchronisation entre sa machine à états finis et les processus internes de son client, sans connaître le contenu des documents. Le tarif de Qntrl démarre à 7 dollars par utilisateur et par mois, et M. Vaca espère qu’il est suffisamment attractif pour inciter les entreprises à inscrire tous leurs employés.