Parmi les alternatives aux suites bureautiques et de collaboration hégémoniques, Zoho semble avoir plutôt bien tiré son épingle du jeu au cours des derniers mois. Le recours aux 9 logiciels de productivité de sa suite cloud Workplace a fortement augmenté, affichant des progressions de 1000% sur certains outils. Cet été, l’éditeur d’origine indienne revendiquait 15 millions d’utilisateurs pour Workplace dans le monde à travers 2 millions d’entreprises et administrations. Cela reste peu comparé à l’implantation de Microsoft Office (ce dernier ne divulgue pas ses chiffres sur les entreprises mais sur le grand public, il totalise 42,7 millions d’abonnés à Office). C’est néanmoins très prometteur. Sur l'ensemble de ses logiciels incluant des solutions de CRM, Zoho rassemble 50 millions d'utilisateurs dans le monde. L'Europe représente son plus gros marché après les Etats-Unis. En France, il compte plus de 7 500 entreprises clientes.

Pour continuer à gagner du terrain, l’éditeur basé à Chennai vient de renforcer un peu plus l’intégration entre les différentes applications de Workplace au premier rang desquelles Office Suite. Cette dernière rassemble le traitement de texte Writer, le tableur Sheet et le logiciel de présentation Show. Workplace apporte aussi Zoho Mail, une messagerie professionnelle sécurisée basée sur un domaine personnalisé, avec calendrier, tâches, notes et signets. S’y ajoutent un intranet, Connect, qui permet de déployer un RSE, et une solution de stockage cloud, WorkDrive, avec partage sécurisé des fichiers. L’ensemble se complète d’outils de collaboration : Cliq pour la messagerie instantanée, avec fonctions d’appel audio et vidéo, Meeting, pour les réunions et conférences en ligne, et ShowTime pour la formation, et les salles de classe virtuelles. Entre mars et juillet 2020, l’utilisation de Cliq a progressé de 1 200% sur les appels quotidiens et Meeting a enregistré 772% de hausse sur le nombre de sessions organisées, tandis que la mise en oeuvre de ShowTime progressait de 1100%.

Un tableau de bord présente les dernières actions et interactions

L'intégration entre les logiciels se matérialise par le nom des logiciels en haut de l’interface. Workplace propose aussi une sorte de tableau de bord qui « rassemble toutes les données des différents outils et peut être personnalisé », présente Taylor Backman, évangéliste senior chez l’éditeur. Au bas de l’écran, Zoho crée une barre de tâches qui peut être utilisée comme interface pour lancer un tchat ou l’app de vidéoconférence Meeting au cas où l’utilisateur ne pourrait pas le faire dans Mail ou dans Cliq. L'éditeur est également en train de créer une barre de recherche pour trouver rapidement un document ou un collègue, ajoute Taylor Backman.

(agrandir l'image) Sous la forme d'un tableau de bord, Workplace affiche les données de ses différentes applications : ci-dessus, la boîte de réception de Mail, les fichiers stockés dans WorkDrive, les derniers fils de Cliq, les posts sur Connect, le calendrier et les rendez-vous fixés. (Crédit : Zoho)

Pour l’instant, Workplace est seulement disponible à travers une interface web. Il existe bien des apps mobiles telles que Meeting, Projects et Zoho One, mais Taylor Backman explique que Zoho réfléchit toujours à la façon de les intégrer sans submerger l’utilisateur. Selon l’évangéliste, l’évolution de la suite tient également compte du contexte télétravail. Des API permettent de définir des statuts « absent », « absent du bureau » ou « appel en cours » qui se répercutent sur d’autres applications de Workplace. La messagerie instantanée Cliq dispose par ailleurs de fonctionnalités pour aider les employés et les gestionnaires de parc à suivre les télétravailleurs dans un bureau virtuel. 

A partir de 2,7 € par mois/utilisateur en version standard

Côté tarification, pour les PME, l’accès à Workplace démarre à 2,7 € par mois et par utilisateur (facturé annuellement) avec 30 Go de stockage mail, 5 Go/utilisateur sur WorkDrive Team et une limite de 30 Mo sur les pièces jointes et de 250 Mo sur le chargement de fichiers. On peut l’essayer gratuitement pendant 15 jours. La version entreprise démarre à 5,4 € par mois/utilisateur avec 100 Go sur les mails et sur WorkDrive Team, et une limite repoussée à 250 Mo et 1 Go sur les pièces jointes et le chargement de fichiers.

Il reste bien sûr beaucoup de chemin à accomplir pour gagner des parts de marché sur Microsoft ou Google. Mais Zoho ne manque pas d’énergie pour peaufiner ses applications et fournir aux entreprises un choix bureautique alternatif, adapté au travail à distance. Pendant le confinement imposé par la Covid-19, comme beaucoup d'autres éditeurs, il a accordé des facilités à ses utilisateurs en offrant jusqu'à 3 mois d'abonnement. Et en mai, lors du déconfinement, une solution gratuite BackToWork, réalisée avec son outil low code Creator, pouvait aider les entreprises à réintégrer leurs bureaux en appliquant les recommandations de sécurité.