Améliorer le travail d'équipe et l'innovation grâce à une collaboration sécurisée par conception, telle est l’ambition de la solution gratuite Workspace Essentials Starter Edition lancée par Google la semaine dernière. Selon le fournisseur, Essentials Starter doit aider les employés et leurs équipes à mettre fin au cloisonnement et à travailler autrement, même si leur entreprise s'appuie encore sur des outils de productivité existants conçus avant l’avènement du travail hybride. « Dans une enquête récente sur le travail hybride dans le monde commandée par Google, 75 % des personnes interrogées ont déclaré qu’au cours des trois prochaines années, le travail hybride ou flexible serait couramment pratiqué dans leur entreprise », a indiqué Kelly Waldher, vice-présidente du marketing de Google Workspace.

D’où l’importance pour ces entreprises d'adopter les bons outils pour que leurs employés puissent se connecter et collaborer depuis n'importe où, que ce soit la maison, le bureau ou ailleurs. « L'avenir est flexible, et il est clair que les gens ont besoin d'accéder à des outils qu'ils aiment, performants et capables de soutenir la collaboration quel que soit le lieu où ils travaillent et le matériel qu’ils utilisent », a encore déclaré Mme Waldher. « Aujourd’hui, les entreprises commencent à adopter des modalités de travail hybrides et à distance plus durables, c’est la raison pour laquelle nous cherchons à proposer des solutions sécurisées qui répondent aux défis de cette nouvelle pratique », a-t-elle ajouté.

Supprimer les frontières entre les personnes, les lieux et les fuseaux horaires

Les utilisateurs qui souhaitent essayer Essentials Starter n'ont pas besoin d’une nouvelle adresse mail, d’outils de conversions de fichiers, de nouveaux plug-ins ou de logiciels de bureau. Essentials Starter fonctionne dans les environnements existants des entreprises, selon un modèle « cloud-first » qui comprend un accès crypté et sécurisé aux fichiers afin de préserver la sécurité des données et la confidentialité des informations des utilisateurs. Ces derniers peuvent s'inscrire avec une adresse électronique professionnelle pour obtenir un compte Essentials Starter (aucune carte de crédit n'est requise, et il n’y a pas de période d'essai limitée). Ensuite, ils peuvent inviter leurs coéquipiers à collaborer à l'aide de Google Docs, Slides, Sheets, Chat, Drive et Meet. Ils peuvent également stocker, partager et collaborer sur plus de 100 types de fichiers, y compris ceux de Microsoft Office, sans avoir à les convertir. Selon une page de support de Google, les équipes sont limitées à 25 personnes, mais au sein d’une même entreprise le nombre d'équipes pouvant s'inscrire est illimité.

Essentials Starter sera déployé sur une période de plusieurs semaines et pourrait ne pas être disponible dans certaines régions avant la mi-février. « Google a optimisé ses produits et ajouté de nouvelles fonctionnalités pour répondre à cette évolution vers le travail hybride et à distance, notamment des fonctions d’équité dans la collaboration, de connexion depuis des lieux de travail multiples et d'atténuation du bruit de fond et des distractions », a encore déclaré Kelly Waldher. « Autre élément important : la possibilité pour les employés de donner leur avis sur les outils qu'ils utilisent au travail, à un moment où de nombreuses entreprises adoptent de manière plus permanente des modèles hybrides et à distance », a-t-elle ajouté. De ce point de vue-là, Workspace Essentials Starter pose peut-être un problème potentiel : celui du manque de supervision, puisqu'il n'exige pas ou ne permet pas un contrôle d’administration par les départements IT, ce qui inhabituel en ce qui concerne les plateformes logicielles internes. Cet aspect pourrait soulever des questions sur l'informatique fantôme et des problèmes liés à la gouvernance et à la sécurité des données. « On assiste à un vrai mouvement de fond chez les employés à propos du choix de l'utilisateur et de la responsabilisation des employés », a déclaré Mme Waldher. « Le travail hybride et à distance a exposé tous les outils, les gens savent comment ils veulent travailler et quels outils ils préfèrent utiliser. Workspace Essentials Starter leur offre un autre choix pour se connecter et collaborer, même si leur entreprise utilise une solution héritée »