Présent dans 50 pays à travers le monde, GDF SUEZ génère un chiffre d'affaires de 82 Mds€ et compte 138 200 collaborateurs. En Europe, l'énergéticien gère une partie de ses collaborateurs, soit 9 600 salariés, via un centre de services partagés transversal à plusieurs divisions. La gestion des documents les concernant n'était toutefois pas optimale.

« Beaucoup d'actions devaient être effectuées manuellement, notamment la mise en ligne », explique Nicolas Borgel, chef de projet SIRH pour GDF SUEZ. « En outre, les documents RH n'étaient pas exploités au maximum de leur valeur ». Enfin, il était difficile de segmenter les dossiers au sein du SIRH, ce qui posait un problème de confidentialité. GDF SUEZ a donc voulu revoir ses processus.
Nicolas Borgel précise : « Au-delà d'une simple solution, l'intérêt pour les responsables des ressources humaines était d'avoir un écosystème RH cohérent ». Il fallait non seulement dématérialiser les documents, mais aussi répondre à une vraie problématique de disponibilité et de confidentialité. GDF voulait aussi réduire la charge de travail des collaborateurs du centre de services partagés.

Interconnecter les différents pans du SIRH

Pour réaliser son projet, GDF SUEZ a donc décidé de se tourner vers Novapost et d'adopter sa solution PeopleDoc Entreprise. Nicolas Borgel détaille : « La solution SaaS doit s'insérer au coeur du SIRH. Le but est d'archiver les documents en provenance d'un numériseur, du système de paie mais aussi des anciennes bases de données. Elle doit également être reliée à la solution de portail RH pour en faciliter l'accès par les gestionnaires ».

PeopleDoc Entreprise sera déployée pendant les deux premières semaines de mai 2014. En amont GDF SUEZ a mené l'année dernière une première phase de contractualisation afin de définir un cahier des charges précis avec Novapost. Actuellement, les équipes de l'énergéticien préparent le déploiement. « Nous réalisons actuellement des développements autour des connecteurs pour assurer une intégration optimale de la solution au sein du SIRH », précise Nicolas Borgel. « PeopleDoc Entreprise est livrée clé en main et industrialisée. Nous faisons surtout du paramétrage ». En parallèle, les équipes GRH de GDF SUEZ suivent des formations pour se familiariser avec leur future solution.

« Nous attendons de PeopleDoc Entreprise qu'elle nous permette une interconnexion parfaite entre les différents pans du SIRH. C'est le nerf de la guerre », déclare Nicolas Borgel. En termes de ROI, GDF SUEZ compte sur la solution de Novapost pour réaliser des gains précieux dans les domaines de l'édition de documents et de leur traitement mais aussi pour maximiser leur valeur en les rendant plus accessibles. Le montant du projet n'a pas été dévoilé.