Géré par le consortium E-Ark (Austrian Institute of Technology, Docbyte, Everteam, Geoarh ou encore Keep Solutions) pour le compte de la Commission européenne, l’initiative e-Archiving entend proposer un ensemble de spécifications ouvertes pour l'archivage des documents électroniques. Ce projet embarque un certain nombre d'archives nationales européennes, d'agences d'administration électronique, de développeurs de logiciels et d'instituts de recherche, visait à développer un ensemble de spécifications d'interopérabilité de base pour les opérations d'archivage. La vision à moyen terme de l’initiative eArchiving est que dans les cinq prochaines années, ses spécifications seront mises en œuvre dans tous les secteurs en Europe. En France, un programme similaire avait été lancé en 2018 sous le doux nom d’Adamant avec le concours des Archives Nationales.

Soutenu financièrement par la Commission européenne, l'eArchiving est porté par des institust de recheche et des fournisseurs européens. 

Lors d’un récent IT Press Tour, début septembre à Istanbul, Gregor Zavrsnik, le CEO Geoarh, nous a expliqué que l’initiative eArchiving s'inscrit dans la continuité des initiatives précédentes comme le CEF (Connecting Europe Facility), et vise à offrir des solutions d'archivage numérique adaptées à une large variété de secteurs, notamment les données géospatiales. L'un des principaux défis de l'archivage numérique est d'assurer un accès à long terme aux données dans un environnement technologique en constante évolution. Des supports comme les CD, les cartouches ou les disques optiques deviennent obsolètes en quelques années, rendant les archives inaccessibles si elles ne sont pas bien gérées. De plus, les archives numériques nécessitent une documentation précise, décrivant le contexte, l'exactitude et la validité des données, pour garantir leur intégrité et leur lisibilité sur le long terme.  

Une approche ouverte avec les standards du marché

L'approche ouverte adoptée par l'initiative eArchiving repose sur des standards reconnus tels que l'OAIS (Open Archival Information System), le standard ISO 14700. Le processus d'archivage suit un schéma en trois étapes : le pré-ingest (préparation des données et métadonnées pour l'archivage), l'ingest (intégration des données dans le système d'archivage) et la préservation à long terme. Des outils open source et des formats standardisés comme XML ou JSON sont utilisés pour garantir la pérennité des archives. Plusieurs cas d’usages sont envisagés notamment dans le domaine des données géospatiales. Des agences de gestion de l'eau, par exemple, doivent archiver des permis d'exploitation basés sur des coordonnées GPS. Cependant, lorsque des parcelles de terrain changent de propriétaire ou de configuration, ces permis deviennent difficilement traçables si les données ne sont pas correctement archivées et liées. L'initiative eArchiving vise également à favoriser l'interopérabilité entre différents systèmes et organisations publics ou privés, y compris au-delà des frontières nationales. Le cadre proposé par l'Union européenne permet aux entreprises, administrations locales et nationales de collaborer en utilisant des systèmes archivistiques compatibles, facilitant ainsi la gestion et l'échange de données à travers l'Europe.   

L'initiative eArchiving est financée par le programme Digital Europe, avec une subvention initiale pour une durée de deux ans (jusqu'en 2024). Des extensions annuelles sont envisagées en fonction de la disponibilité des fonds. Il est prévu que l'initiative devienne un standard européen (CEN) pour garantir sa pérennité. En parallèle, des efforts sont faits pour impliquer l'industrie, y compris de grandes entreprises comme Airbus, dans le développement et l'utilisation des solutions d'archivage proposées. 

Le processus d'archivage suit un schéma en trois étapes : le pré-ingest (préparation des données et métadonnées pour l'archivage), l'ingest (intégration des données dans le système d'archivage) et la préservation à long terme.