Avec une centaine d'années d'existence, Ugitech est devenu un des leaders mondiaux de la fabrication d'objets longs en acier inoxydable. Comptant sur 1000 utilisateurs de son outil GED (sur 2000 collaborateurs en tout), l'industriel mise énormément sur l'innovation pour garder une efficacité opérationnelle optimale. Dans cette optique, la DSI souhaitait faciliter l'accès des équipes aux différents documents de l'entreprise. Ces derniers sont très importants dans le cadre des nombreux projets car les pièces produites par Ugitech répondent très souvent à des normes et des cahiers des charges très précis. L'ancienne GED utilisée par l'industriel s'avérait en effet peu utilisée et verrouillée. Quand il a été question de basculer sur la dernière version de cette GED, la DSI a écarté cette possibilité, préférant revoir complètement son système. Dans cette démarche, elle a choisi de s'accompagner du prestataire Exakis.

Ensemble, ils ont impliqué 99% des services utilisateur d'Ugitech pour définir une structure commune à la nouvelle GED. L'accent devait être mis sur l'ergonomie. Il a rapidement été décidé d'abandonner les disques réseaux classiques au profit d'un outil collaboratif unique pour les 38 services qui composent Ugitech. Celui-ci devait venir s'interfacer directement avec les systèmes de GED, et notamment la GED Archives qui regroupe 90% des documents de l'entreprise, à savoir 3,2 millions d'unités. Exakis, qui est un des partenaires majeurs de Microsoft, a alors orienté Ugitech vers la solution SharePoint 2013.

Rationalisation et Ergonomie

Déployée par Exakis avec l'aide de la DSI, la solution a rapidement amené certains avantages opérationnels. L'ensemble des utilisateurs peut alimenter la GED de documents internes, publics et partagés en utilisant les différentes fonctionnalités de bibliothèques de documents (versioning, classification, etc). Inversement, ils peuvent accéder aux différents documents depuis le portail SharePoint et bénéficier des puissants outils de recherche. De nombreuses fonctions ont également été mises en place pour répondre aux besoins précis de chaque métier.

Preuve de l'engouement suscité par le projet, le nombre de connexions à la GED est aujourd'hui en constante hausse, traduisant son utilisation grandissante. L'accès aux documents a été rendu beaucoup plus simple et intuitif. En outre, la rationalisation de l'infrastructure à travers une seule et unique plateforme a permis de réduire les coûts.