Troisième transporteur français de marchandises générales en lot, Malherbe s'appuie sur un réseau de 20 agences et un parc de 750 véhicules pour desservir 2 000 clients. Afin d'assurer ses services, la société compte sur 21 000 fournisseurs actifs par an. Ces derniers produisent ainsi la bagatelle de 110 000 factures et 180 000 documents annexes annuellement. Comble de tout, le traitement de ces factures était répartis entre trois groupes distincts, tous pourvus d'un PGI spécifique. Les frais généraux dépendaient du PGI Sage X3-v5, les opérations de maintenance et d'entretien des véhicules étaient gérées dans un PGI SIP 2 d'Inforparc et enfin, les activités d'affrètement étaient comptabilisées dans un PGI Ulysse de GFI Informatique.
Les transports Malherbe avait donc besoin de réorganiser les services comptables. Ce projet est notamment passé par la mise en place d'une solution de dématérialisation des factures intégrée aux trois ERP. C'est celle du Groupe T2i qui a été choisie.

Toutes les factures dématérialisées

Dans le cadre du projet de réorganisation débuté en janvier 2014, la solution était opérationnelle sur les factures de frais généraux, celles des activités de maintenance et celles d'entretien du parc de véhicules dès juillet 2014. La mise en place de l'application pour les activités d'affrètement est en cours de finalisation.

Le Groupe T2i a mobilisé quatre personnes à plein temps pour réaliser la transition vers sa solution. L'ensemble des services concernés, soit 35 personnes, ont été formés sur la solution. En outre un transfert de compétence a été effectué pour permettre aux équipes de Malherbe d'assurer la maintenance de la solution. Maintenant, les factures sont toutes dématérialisées et traitées automatiquement via les ERP. Elles sont ensuite archivées via une solution de GED.