Depuis le 22 mars 2017, la loi autorise les entreprises françaises à archiver de manière numérique leurs frais professionnels, ouvrant la voie au zéro papier. Jusque-là, le stockage physique de l’ensemble des factures, dont les notes de frais, était une obligation légale. Un procédé de conservation numérique peut désormais être utilisé mais il doit couvrir la durée d’archivage fixée par la loi (10 ans pour les pièces justificatives). C’est à cette époque que Sodexo, fournisseur de services aux entreprises, a fait l’acquisition de la start-up Xpenditure. Cette société est justement spécialisée dans la numérisation des notes de frais et Sodexo a décidé de déployer son application sur le marché français.

La solution d’Xpenditure permet aux entreprises de fournir une application à leurs employés où il pourront enregistrer leurs notes de frais qui seront envoyées vers une plateforme de stockage cloud où les services de comptabilité peuvent accepter ou refuser le remboursement de la facture. La solution innove cependant dans la manière d’enregistrer la note de frais. Le salarié prend sa facture en photo et ce cliché est analysé par l’application, dotée d’une technologie d’intelligence artificielle, qui extrait les données nécessaires qui « sont automatiquement extraites et rattachées aux champs correspondants et transmises au service comptabilité » explique Boris Bogaert, co-fondateur de la start-up.

L’algorithme développé par Xpenditure permettrait de résoudre les erreurs de traitement, qui concernent près d’1 note de frais papier sur 5. (Crédit : Xpenditure)

D’après les calculs d’Xpenditure et Sodexo, les dirigeants d’entreprises pourraient réaliser jusqu’à 81% d’économies de traitement. Le coût moyen de traitement d’une facture papier est de 53€ et pourraient tomber à 40€ en utilisant l’application. Pour les services financiers, le temps d’enregistrement des factures serait réduit de 87%.