Spécialiste du petit équipement domestique, le groupe Seb s'appuie sur 33 600 collaborateurs et 29 marques dont quatre mondiales (Tefal / T-fal, Rowenta, Krups et Moulinex) pour réaliser plus de 6,4 milliards d'euros de ventes dans le monde entier. L'organisation de chaque réunion du Conseil d'administration suppose de préparer en amont un certain nombre de documents pour chaque participants, ces documents pouvant être mis à jour parfois jusqu'au dernier moment.

Auparavant, les assistantes juridiques du groupe Seb assemblaient les documents papier dans des classeurs, réimprimant autant que nécessaire les versions des documents, avec les risques d'erreur induits par une précipitation. Parfois, des juristes étaient également mobilisés. La digitalisation du processus s'est imposée pour faciliter ce lourd travail.

Une solution administrée par le service juridique

En février 2017, le SaaS Boardroom proposé par Sherpany a été choisi. Cette solution permet de gérer les documents requis de manière totalement dématérialisée avec mise à disposition sur des tablettes, en l'occurrence des iPad. Bien entendu, il n'est plus nécessaire d'imprimer les documents mais le gain en papier n'est rien en regard de l'agilité et du gain de temps. Les utilisateurs conservent la possibilité d'annoter les documents.

Le déploiement a été opéré simplement et la solution est administrée par le service juridique. « L'installation s'est faite très rapidement et en toute simplicité. Nous avons eu quelques problèmes minimes au début de la collaboration qui se sont très vite résolus : les équipes Sherpany sont toujours très réactives et nous ont apporté des solutions dans la journée » a témoigné Sixtine Prouvost, Juriste Droit des Sociétés et Droit Boursier au sein de Seb.