Une de nos études révèle que le taux d’adoption des technologies d’automatisation et d’intelligence artificielle est voué à doubler d’ici à 2019. Malheureusement, la plupart des initiatives mises en œuvre pour augmenter la performance de l’entreprise échouent car elles n’incluent pas correctement les employés dans le projet et ne les prépare pas au changement. Pourtant en quatre étapes simples, les entreprises peuvent remporter l’adhésion des équipes et intégrer le travail robotisé ou automatisé à celui des humains avec bien plus d'efficacité.

Démystifier le robot

Beaucoup de personnes ont simplement peur que les robots et les ordinateurs ne prennent leur travail et dominent le monde. Et, de fait, comment les salariés ne seraient-ils par suspicieux vis-à-vis des robots étant donné la longue histoire industrielle de remplacement de l’homme par des machines ? Il est important de clarifier ce qu’est l’automatisation RPA et ce qu’elle n’est pas. Un logiciel RPA est configuré pour éliminer les tâches banales et récurrentes associées à de nombreux processus métier, des tâches que la plupart des salariés rechignent à accomplir de toute manière. Rares sont les gens qui apprécient de devoir ressaisir des informations d’une application vers une autre ou d’extraire les données d’un système pour les valider et les reformater pour un autre. Les salariés devraient voir les « bots » RPA comme des collègues sans états d’âmes, capables d’effectuer des tâches répétitives sans se plaindre et avec une rapidité et une précision incomparables.

Utiliser les salariés pour leur cerveau.

Les dirigeants d’entreprise peuvent susciter l’enthousiasme et l’adhésion à l’automatisation en invitant les salariés à participer au développement de la stratégie RPA et en les faisant participer à l’évaluation et à la détection des « opportunités d’automatisation ». Les salariés savent généralement précisément où se produisent les goulets d’étranglement et les redondances. Leur imagination et leur vision peuvent aider à raviver les capacités créatives d’une entreprise étouffées par l’exécution de processus récurrents et fastidieux. Participer, c’est s’engager. Impliquer les salariés à un niveau supérieur crée de l’enthousiasme quant à ce qui est possible de faire et les aide à comprendre où et comment ils peuvent agir et se positionner dans une organisation qui change pour intégrer des technologies de RPA.

Identifier le talent qui saura guider la stratégie RPA

Il ne fait aucun doute que la recherche d’une réduction des coûts est un vecteur clé de l’adoption de l’automatisation. En moyenne ce genre d’investissement génère un ROI supérieur à 500%. Pourtant, beaucoup de décideurs ou d’employés ne comprennent pas instantanément l’impact que l’automatisation peut avoir sur les délais de commercialisation et les cycles de revenus, ni comment cela peut créer de nouvelles opportunités donnant l’occasion aux salariés d’effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée. Il est important de former et perfectionner les compétences des salariés pour les rendre capables d’évaluer les processus et les aider à acquérir des compétences d’encadrement des « équipes de robots ». A titre d’exemple, une grande compagnie d’assurance a récemment déployé une solution RPA et a instantanément pu tirer meilleur parti de ses polices plus rapidement et plus précisément, simplement en étant capable de traiter les demandes d’estimations des courtiers automatiquement en éliminant ainsi la lourde charge de travail allouée aux assureurs. Au final, la direction a dû reformer et réaffecter les salariés pour faire face à la demande accrue de demandes de polices.

Communiquer tôt et souvent

Il est impératif d’amener les salariés à participer à la définition de l’impact que la RPA aura sur leur travail et à identifier les opportunités de formation les concernant. Le scénario selon lequel les robots élimineront les travailleurs humains n’est ni définitif, ni idéal pour les entreprises. Il appartient au salariés d’identifier par eux-mêmes les rôles au sein d’un processus qui seront éliminés. Généralement, le déploiement RPA s’inscrit dans un processus métier plus large composé de toute une série de tâches banales et répétitives qui ne reviennent pas à des salariés individuels. Quand les salariés et leurs managers commencent à comprendre les complexités opérationnelles de la RPA, ils peuvent collaborer à l’identification des opportunités de création de nouveaux rôles nécessitant de nouvelles compétences. Si une stratégie RPA peut émaner d’une division spécifique, son impact et ses résultats sur les opérations se propageront rapidement une fois son efficacité démontrée. Elaborez une stratégie de communication formelle et structurez-la pour ouvrir la discussion au sujet de la RPA afin de diffuser le message dans toute l’entreprise. Portez le message, sans quoi les salariés risquent d’arriver à leurs propres conclusions et de nourrir des hypothèses personnelles concernant l’impact de la robotique.

Dans l’économie mondiale actuelle, il sera toujours impératif de réduire les coûts pour rivaliser avec ses concurrents et l’automatisation permet cela. Pour cette raison elle n’est pas près de disparaître. Mais avec l’opportunité d’automatiser et de rationaliser les processus vient aussi la responsabilité de préparer les salariés. Qui d’autre que les salariés déjà présents pourraient prendre les devants ?