Première entreprise de jeux d'argent en France, La Française des Jeux dispose d'un réseau de plus de 30 000 points de vente et sert 25 millions de joueurs uniques. Ce réseau d'indépendants est approvisionné en équipements et mobiliers propres à l'activité de vente de jeux d'argent. Fournis par La Française des Jeux, ces équipements et mobiliers proviennent de multiples fournisseurs tiers soit directement soit via des entrepôts appartenant à l'entreprise et sont livrés et mis en place par des prestataires. Le processus de gestion des approvisionnements était géré par des outils maison (à base de développements bureautiques sous Excel et Access) qui ne donnaient plus satisfaction car chronophages et limités. Un appel d'offres pour les remplacer a donc été lancé en 2018. Le projet a réellement démarré en mai 2019 avec le choix de la solution Acteos FPS (Forecasting & Procurement System) et les ateliers de macro-cadrage.

Le département Opérations Points de vente (OPV) de La Française des Jeux avait défini un périmètre fonctionnel précis : prévision des consommations, gestion et suivi des stocks en interne et auprès des prestataires, suivi des commandes et des livraisons, remontée d'alerte pour anticiper les ruptures de stocks et reporting opérationnel. Parmi les critères ayant amené au choix d'Acteos FPS, les fonctionnalités du produit étaient au premier plan : gestion de plusieurs prestataires opérant l'installation et la maintenance des équipements avec un cloisonnement des données entre ces prestataires ; gestion différenciée des droits pour les utilisateurs de l'application et journalisation des actions utilisateurs consultables par les administrateurs ; intégration de prévisions d'approvisionnement à venir prenant en compte des historiques ; capacité à gérer des déstockages « hors process » ; capacité à gérer plusieurs canaux d'approvisionnements pour les prestataires ; prise en compte de la notion de « quota de sortie maximal » sur certaines références... Le suivi des commandes et des livraisons a dû être ajouté à la solution en co-construction entre l'éditeur et La Française des Jeux car cette fonction est habituellement gérée par une autre solution que celle vouée aux approvisionnements.


Le schéma du périmètre fonctionnel de la solution.

La solution a été déployée progressivement, sans rupture, et l'approche agile a pu permettre de résoudre les difficultés. Il a notamment fallu former les utilisateurs à une bonne utilisation des référentiels de données et de paramétrages complexes. Un usage simultané des anciens outils et de la nouvelle solution a permis de valider les paramétrages. Comme attendu, au bout d'un an d'usage, la solution permet aujourd'hui une prévision fine de la demande, la maîtrise et la visibilité́ sur les stocks, l'anticipation des ruptures de stocks sur les équipements gérés par la Française des jeux et la centralisation des données dans un seul et même outil. Acteos FPS étant proposé en SaaS, il a pu être utilisé en télétravail durant la crise sanitaire sans difficulté.