Implanté à Toulouse, le centre de recherche sur la peau des laboratoires Pierre Fabre est chargé d'évaluer chaque produit dermo-cosmétique avant sa commercialisation. Une équipe pluridisciplinaire de 70 collaborateurs conçoit, réalise et supervise en moyenne 700 études cliniques par an sur un panel de plus de 5000 volontaires. Jusqu'en 2019, le recrutement de ces derniers s'effectuait par le biais d'une plateforme qui ne correspondait plus aux standards du Web. Le centre a choisi de faire appel à l'entreprise de services numériques (ESN) SQLI pour repenser et faciliter le parcours des candidats aux tests cliniques, à travers une nouvelle plateforme mise en ligne fin 2019.

Ce projet de refonte poursuivait deux grands objectifs : d'une part, limiter le nombre d'abandons en balisant le parcours des volontaires, d'autre part faciliter leur gestion par les équipes de recherche, en permettant aux équipes métiers (responsables d'études cliniques, administrateurs de panel, médecins et techniciens) un meilleur suivi des dossiers. L'ensemble du projet a été mené en mode Agile, pour recueillir à chaque étape les retours des utilisateurs et fournir une expérience au plus près de leurs attentes.

Offrir une expérience utilisateur fluide

Les consultants de SQLI ont commencé par une phase de cadrage, qui a permis de concevoir un processus simplifié. Ce processus a servi de guide pour la refonte de la plateforme, à la fois du côté des volontaires et du côté des équipes du centre. Dans un second temps, l'ESN a recensé les besoins des métiers, depuis l'analyse d'une nouvelle inscription à la prise et au suivi de rendez-vous, en passant par le suivi des rémunérations, le suivi des études antérieures et des résultats.

Ces travaux ont abouti à la création d'une plateforme digitale basée sur Drupal 8, un choix motivé par des critères de stabilité et de sécurité. Celle-ci assure notamment le suivi des panélistes, de leurs rémunérations et des études auxquelles ils ont participé. Elle gère le workflow de rendez-vous avec les inscriptions des panélistes, les invitations et les réponses automatisées. Elle regroupe aussi les fiches complètes sur le panel de volontaires et permet également de sécuriser les données de santé, conformément à la réglementation, tout en offrant des accès métiers adaptés selon le cadre législatif et selon les expertises de chaque métier.

Le catalogue de tests a également été repensé pour permettre un accès plus intuitif et fluide aux candidats. En arrivant sur le site, ceux-ci trouvent directement les encarts « Nous recrutons » ou l'onglet « Être volontaire » puis ils sont guidés pas à pas pour remplir un formulaire de candidature aux tests cliniques. Les équipes médicales prennent ensuite le relai pour valider le dossier, demander des documents complémentaires et fixer des rendez-vous, les candidats étant informés de chaque étape par des messages automatisés.