L'équipe de recherche de Microsoft a utilisé la science pour prouver ce que nous savions déjà - trop de réunions consécutives peuvent vous épuiser - et encourage ainsi une fonctionnalité d'Outlook permettant d'intégrer des pauses programmées.

L’entreprise a utilisé les capteurs d'un électroencéphalogramme (EEG) pour mesurer les ondes cérébrales de plusieurs participants à l'étude, et a constaté que l'activité des ondes bêta associée au stress augmentait au cours de quatre réunions successives de 30 minutes, sans pause entre chacune. Mais lorsque les chercheurs ont refait les tests en ajoutant une période tampon de dix minutes entre les réunions, les niveaux de stress ont diminué et la participation a augmenté.

Un cerveau stressé présente des niveaux plus élevés d'ondes bêta, signe de stress (Crédit : Microsoft)

Aujourd'hui, l'éditeur de Redmond met en évidence une option « raccourcir la durée de tous les événements » dans Outlook qui peut être configurée au niveau individuel ou à celui de l'entreprise. Les réunions Teams prévues à une heure donnée peuvent être « raccourcies » en les laissant commencer en retard ou se terminer plus tôt. La fonction peut être activée via le menu Paramètres d'Outlook : Calendrier > Événements et invitations, puis en basculant sur l'option Raccourcir la durée de tous les événements.

Savoir débrancher entre chaque réunion

Comme beaucoup d'autres dans le monde, la firme commence maintenant à réfléchir à ce que pourrait être la vie dans un monde (espéré) post-pandémie. Selon Jared Spataro, vice-président de l'entreprise en charge d'Office 365, le modèle hybride, qui associe le travail au bureau et le télétravail à domicile, est l'avenir du travail. Mais il y a aussi un piège : « L'augmentation du travail à distance remet en cause notre bien-être », a-t-il écrit dans un billet du blog Microsoft. « La surcharge numérique est réelle, et quelque chose doit changer », ajoute-t-il.

Microsoft pense qu'une partie de ce changement est aussi simple que de prévoir un tampon entre les visioconférences consécutives, afin que le cerveau ait une chance de se réinitialiser. Les scans d'ondes cérébrales de Microsoft ont en fait utilisé ce temps pour la méditation, mais cette approche n’est pas recommandée pour tout le monde, l’utilisateur peut simplement faire autre chose pour « éteindre » son cerveau pendant quelques minutes.

Les chercheurs de Microsoft recommandent également une solution avec laquelle la plupart des travailleurs seraient d'accord : toute « réunion » ne nécessite pas une réunion. Un mémo ou même un chat en ligne peut résoudre le problème.

Programme des pauses de quelques minutes entre chaque réunion pour décharger l'utilisateur. (Crédit : Microsoft)

L’objectif de la firme n’est pas de rendre obligatoire le raccourcissement des visioconférences, mais de le recommander simplement comme un changement de politique que les entreprises ou les équipes peuvent mettre en œuvre. Si cette stratégie est mise en place, les travailleurs verront une notification apparaître lorsqu'ils essaieront de programmer une réunion, indiquant l'heure antérieure. Les utilisateurs auront également la possibilité de passer outre les limitations s'ils en ont absolument besoin.

Microsoft Viva s'enrichit encore

La possibilité de raccourcir les réunions est l'une des rares options pratiques que Microsoft a laissées dans Outlook. Beaucoup d'autres sont passées à Microsoft Viva, la dernière application de portail collaboratif lancée en février. À partir de la semaine prochaine, Viva comprendra les fonctionnalités pour les employés que Microsoft a déjà annoncées, notamment le « trajet virtuel ». Plus tard cette année, Viva inclura un « ensemble de méditations guidées et d'expériences de pleine conscience » de Headspace pour aider les employés à se déconnecter du travail.

Viva comprendra également une fonction de recommandations qui vous permettra d'analyser et d'évaluer vos propres expériences professionnelles – la firme américaine précise que ces informations resteront privées. Une autre option « envoyer des compliments » devrait apparaître et qui, selon Microsoft, « vous permettra d'exprimer votre gratitude pour vos collègues et de programmer des rappels de compliments » afin de créer de bonnes habitudes.