Microsoft a mis à jour plusieurs fonctions de son outil de collaboration Teams pour attirer des intervenants de terrain, dans les secteurs de la distribution, de la santé et des services. L’app mobile de Teams s’enrichit de nouvelles fonctions, s’intègre avec d’autres apps de planning de tierce partie et dispose même d’un outil pour vanter les mérites des employés. Selon Microsoft, le nombre d’acteurs de terrain dans le monde dépasse les deux milliards et cette catégorie d’actifs n’a pas bénéficié de la même attention que les travailleurs du savoir, qui ont l’embarras du choix d’outils numériques pour communiquer et améliorer leur productivité dans leur environnement de travail. « Les acteurs de terrain sont extrêmement nombreux, pourtant ils sont très mal servis par la technologie », a déclaré Emma Williams, vice-présidente Modern Workplace Verticals chez Microsoft. « Aujourd'hui, nous apportons aux acteurs de terrain très axés sur la mobilité une expérience personnalisable en fonction de l’activité et du poste occupé ».

Parmi les ajouts à l’app mobile Teams annoncés aujourd'hui, on peut citer le partage de localisation, la possibilité d'enregistrer et de partager des messages audio, et un module caméra avec une capacité d’annotation d'image. « Cette dernière fonction de sécurité peut permettre de protéger des données sensibles », a déclaré Emma Williams. Selon elle, elle offre une bonne alternative aux apps de chat grand public peu sécurisée. « Dans le domaine de la santé, les acteurs partagent beaucoup d’images », a ajouté Mme Williams. Par exemple, les cliniciens partagent couramment des radiographies ou d’autres types de clichés en rapport avec la santé de leurs patients. Or, la majeure partie de ces échanges se font avec des apps de chat grand public, où il n'y a aucune sécurité, aucune conformité. De plus, les photos se retrouvent automatiquement stockées sur le mobile personnel du destinataire. « Le module sécurisé de caméra permet de prendre la photo dans Teams et de ne la partager qu’avec ses correspondants Teams ».

Limiter certaines fonctions 

Il est également possible de personnaliser l’app mobile à l’aide de templates basés sur les rôles. Les administrateurs IT peuvent activer ou restreindre certaines fonctions comme les calendriers, les appels ou les chats privés, en fonction des besoins des utilisateurs. Les employés peuvent également personnaliser l’app eux-mêmes. Ils peuvent par exemple ajouter à la barre de navigation de l’app les modules qu’ils utilisent le plus souvent. De plus, l’application mise à jour s’intègre désormais avec les systèmes de gestion des effectifs. L’intégration s'appuie sur Shifts, une fonction de gestion des horaires très légère disponible dans Teams et annoncée par Microsoft lors de la dernière conférence Ignite. L’API Graph pour Shifts connecte Teams à des systèmes de planification d'entreprise comme Kronos, et permet ainsi aux employés et aux gestionnaires de voir des informations relatives aux présences, à la paie, aux jours de congé, directement dans l’app mobile.

 

L’app mobile Teams offre désormais une meilleure intégration avec Shifts. (Crédit : Microsoft)

Enfin, une nouvelle fonction permet aux gestionnaires et aux cadres de mettre en valeur le travail effectué par le personnel, une gratification qui peut fidéliser le personnel dans des secteurs où le taux de roulement est élevé, comme celui du commerce de détail. « Ces nouvelles fonctionnalités sont disponibles pour tous les utilisateurs de Teams, y compris pour les versions SKU, à l'exception de Teams Free », a précisé Microsoft.

Les nouveautés de Teams

Les derniers changements apportés à Teams permettent de voir dans quel sens évolue la plate-forme de collaboration en équipe de Microsoft, lancée en 2016 pour concurrencer Slack et largement axée sur les besoins des personnels travaillant avec l'information. « Ces ajouts vont permettre à Microsoft de différencier Teams sur le marché surchargé des logiciels de collaboration », a déclaré Angela Ashenden, analyste principale chez CCS Insight. « Au départ, la solution de collaboration en équipe était horizontale. La prochaine étape pour Teams de Microsoft est d'identifier des cas d’usage spécifiques et de fournir des packs d’offres sur mesure pour répondre aux besoins des utilisateurs », a-t-elle ajouté. « C'est ce que l’on commence à voir ici avec ces annonces destinées aux acteurs de terrain, et il est probable que Microsoft s'appuiera sur ces évolutions pour renforcer son avance dans ce secteur ». 

On trouve déjà sur le marché plusieurs outils de communication et de collaboration pour les travailleurs nomades, comme Zinc et Teamwire, et Facebook cible les collaborateurs de tous types avec son application Workplace. Cela dit, les outils les plus couramment utilisés par les acteurs de terrain sont probablement les applications grand public comme WhatsApp, Facebook Messenger et même tout simplement les messages texte. Une récente étude de CCS Insights a montré que WhatsApp était l'application mobile la plus utilisée sur le lieu de travail, et qu’elle était même plus populaire que les versions mobiles des apps de chat en équipe comme Slack et Teams.

Convaincre les utilisateurs 

« C'est une opportunité pour Microsoft », a déclaré Angela Ashenden, car la conformité est une « préoccupation majeure » pour les équipes IT. « S'il n'y a pas de solution validée par l'entreprise qui réponde aux besoins de communication spécifiques de cette main-d’œuvre très mobile et souvent à fort taux de roulement, chacun trouve ses propres alternatives, comme on peut voir avec l'utilisation très élevée d'outils grand public comme WhatsApp », a-t-elle ajouté. Celle-ci fait valoir que les nouvelles fonctions de Teams seront « bien accueillies par les acheteurs d’IT ». Convaincre le personnel de passer à des applications de communication mobile validées par l'entreprise pourrait représenter un « défi de gestion du changement », a encore déclaré Angela Ashenden. « Mais, des fonctions comme le nouvel outil Shifts pour la gestion des équipes (que l’on trouvait auparavant dans l’app StaffHub distincte) seront extrêmement précieuses pour attirer les gens vers l'application Teams ».