Comment améliorer l’interaction avec les documents des outils de productivité ? Pour répondre à cette question, Microsoft va étendre l’usage de ses composants Fluid à une gamme plus large de solutions en particulier Outlook, OneNote et Whiteboard. Ces petites applications, qualifiées de « micro-unités de productivité » par Microsoft lors de leur lancement il y a deux ans, se présentent sous forme de tableaux, de graphiques et de listes. Elles peuvent être insérées dans différents outils Microsoft 365 et synchronisées par plusieurs utilisateurs en temps réel.

Ces fonctionnalités ont mis du temps avant d’être déployées : en mai, Microsoft avait annoncé qu’il prévoyait d’introduire les composants Fluid dans la fonction chat de Teams, et la semaine dernière, le fournisseur a annoncé que ces éléments seraient étendus aux réunions Teams, et aux applications Outlook, OneNote et Whiteboard. Objectif : améliorer l’expérience des réunions pour les utilisateurs.

Une preview cet automne pour Outlook, OneNote et Whiteboard

Avec Fluid, Microsoft mise sur la création de « composants » pertinents pour les réunions, comme un ordre du jour partagé, ou l’ajout automatique de points de discussion à une page OneNote dédiée, et ceux-ci seront immédiatement accessibles depuis la messagerie et les calendriers Outlook. Les notes et les tâches assignées dans Teams pendant une réunion pourront également être synchronisées avec OneNote de façon à ce que tous les participants puissent les consulter. « Ces éléments Fluid permettent aux plates-formes de réunion d'avoir une vision claire des sujets abordés et de la façon de faire avancer les choses », a déclaré Marissa Salazar, responsable senior du marketing produit chez Microsoft, lors d'un briefing.

L’éditeur livrera un aperçu privé des briques Fluid dans Outlook, OneNote et Whiteboard cet automne, avec une disponibilité plus large prévue « au début de l'année prochaine », comme l’a déclaré un porte-parole. Cette fonctionnalité sera disponible uniquement pour les clients d’entreprise de Microsoft 365. Les éléments Fluid sont déjà disponibles en aperçu privé dans la fonction chat de Teams, la version finale étant prévue pour le mois d’août.

Une réponse à la concurrence de Google, Airtable, Quip

L'introduction des composants Fluid dans les applications de collaboration et de productivité de Microsoft transforme l’usage des fichiers individuels dans Microsoft 365en rendant l’approche des documents plus flexible. « L'une des principales critiques formulées à l'encontre de Microsoft avec Office 365, c’est que la solution a simplement transporté à l’identique les applications de bureau (Word, Excel, etc.) dans le cloud, mais à part le fait que l'on peut désormais accéder aux applications dans le cloud, cette migration n'a pas vraiment changé ou modernisé la façon dont les gens travaillaient », a déclaré Angela Ashenden, analyste principale chez CCS Insight. « Les composants Fluid font évoluer la manière dont nous considérons le contenu, et prend en compte le fait que si les documents ont leur place, tout ne doit pas être nécessairement un document en soi », a-t-elle ajouté.

Microsoft n'est pas le seul fournisseur à chercher à améliorer le lien entre les applications de collaboration et de productivité. Le mois dernier, son rival Google a présenté une interface collaborative Smart Canvas avec ses « blocs de construction ». Le concept est similaire : les blocs relient les informations entre les applications Workspace comme Docs et Sheets à l’aide de simples sondages et listes de contrôle mis à jour simultanément dans toutes les applications. Des startups comme Coda, Airtable et Quip ont également introduit des fonctions similaires.

En tant que leader du marché, Microsoft possède un avantage : « s'il réussit, l’éditeur dispose de la base utilisateurs sur laquelle s'appuyer », a encore déclaré Angela Ashenden. D’autres changements ont été annoncés la semaine dernière, notamment de nombreuses mises à jour de l'application Whiteboard, attendue cet été, et en particulier une interface utilisateur repensée, une amélioration de l'encrage avec la souris et l'ajout de fonctionnalités comme des « curseurs de collaboration » pour montrer ce que font les collègues quand ils collaborent et un « pointeur laser » pour attirer leur attention sur certaines informations.