Présenté lors de la dernière Convention de l'USF, le 5 octobre 2017, le vademecum « Audits de licences avec l'éditeur SAP » a été réalisé conjointement par l'USF (club des Utilisateurs de SAP Francophones) et le Cigref, avec la participation de l'éditeur SAP, du cabinet d'avocats Féral-Schuhl / Sainte-Marie et de l'AUFO (Association des Utilisateurs Français d'Oracle). Ce court document synthétique d'une cinquantaine de pages vise à donner les grandes règles à respecter pour qu'un audit de licences SAP se déroule bien.

Après un début consacré aux généralités et rappelant quelques chiffres sur la situation des entreprises face aux audits (dont certains issus d'une enquête réalisée par CIO), le vademecum indique quelques règles de bonnes conduites à tenir tant des clients vis-à-vis de SAP que de SAP vis-à-vis de ses clients. Viennent ensuite trois chapitres aux titres explicites : avant l'audit, pendant l'audit et après l'audit. Réunis par grands thèmes, points de vigilance et bonnes pratiques sont listés par le vademecum avec une brève description. Un chapitre est entièrement dédié à l'avis de l'avocat avec des réponses à quelques questions fréquentes, notamment autour de l'ampleur des clauses d'audit et des obligations imposées aux clients. Une dernière partie liste les questions posées et les réponses obtenues auprès de SAP. Cette partie est en Anglais, langue de l'échange, sans traduction afin de ne pas risquer d'affecter le sens des termes très précis employés.

La plupart des bonnes pratiques générales mentionnées dans ce guide peuvent s'appliquer à tous les audits de tous les éditeurs, mutatis mutandis. En tous cas, il s'agit d'un outil précieux pour tous les DSI afin de ne pas commettre d'erreur de débutant, qu'ils soient parfaitement dans leur bon droit ou un peu moins.