Lors de leur création en 2010, les Agences régionales de santé (ARS) ont hérité de deux systèmes de paie différents : un pour la gestion des agents de droit public, l'autre pour celle des agents de droit privé. Ces derniers représentant 20% des 9 000 agents relevant de ces agences. Dans l'urgence, les ARS ont créé des outils de suivi, essentiellement basés sur Excel, complétés par des applicatifs disparates. « Ils permettaient d'obtenir des précisions mais pas de consolider nos données salariales » remarque Ronan David-Assa, directeur adjoint des ressources humaines et des affaires générales pour les ARS Ile-de-France.

Les agences ont également tenté d'insérer des données de droit privé dans les systèmes obsolètes internes prévus pour les agents de droit public. Fin 2014, la décision était prise de rechercher un nouvel outil, après une mise en forme des besoins des agences.  « On a observé ce qui se fait dans différentes administrations, on a vu le marché, essentiellement des solutions SaaS, avant de contractualiser avec CGI » note Ronan David-Assa.

L'ARS Ile-de-France en pilote

En janvier 2015, l'ARS Ile-de-France adoptait comme site pilote les premiers modules, elle est passé en production début avril, six agences étaient en production fin 2015. 10 agences métropolitaines sur 13 vont adopter ce système en 2016. Le mode SaaS permet aux agences de déployer cette nouvelle gestion plus facilement.

Pour Ronan David-Assa, les avantages sont visibles. « On sait désormais  regrouper  les données dans un seul applicatif et on peut constater à l'euro près les dépenses engagées ». Le nouveau système produit des analyses pour le pilotage des effectifs et de la masse salariale pour les dirigeants des ARS et les responsables institutionnels.  Pour sa part, CGI a implanté une solution différente de celle des grands ERP RH du marché « qui n'ont pas la possibilité de répondre ainsi à des besoins nouveaux et de tenir compte des changements de législation ou de s'adapter aux nouvelles contraintes », souligne Pierre-Dominique Martin, vice-président secteur public, transport et solutions RH chez CGI.