Les problèmes d'organisation que sous-tend le risque annoncé de pandémie a conduit le CXP à rédiger un livre blanc sur le rôle du progiciel dans le plan de continuité d'activité (PCA) des entreprises. Les mesures à mettre en place, en cas de réduction importante d'effectifs, peuvent s'appliquer à d'autres situations exceptionnelles, telle qu'une inondation ou une grève prolongée des transports. Les réponses sont d'abord d'ordre organisationnel et réglementaire, rappelle le CXP, qui souligne le rôle de la DSI et du système d'information dans ce domaine et énumère ses principaux domaines d'intervention.

Dans le cas de la grippe A (virus H1/N1), ce ne sont pas les équipements qui seront touchés, mais les personnes. Les absences (*) entraîneront des dysfonctionnements, plus ou moins importants (perte de production, difficultés d'approvisionnement, perturbation des circuits financiers...). Les grandes entreprises ont déjà défini des PCA génériques comportant un plan de secours informatique, et certaines PME ont aussi mis en place des mesures générales. Mais le risque de pandémie requiert un PCA spécifique insistant davantage sur le volet prévention.

La DSI doit procéder à un inventaire des ressources informatiques, des applications critiques et de leurs utilisateurs, définir des priorités d'usage et développer de nouveaux moyens de communication (portail, centre d'appels, outils de télétravail). Elle doit établir quelles sont les contraintes techniques pour effectuer à distance les activités critiques, les contraintes matérielles, les risques (sécurisation des accès au SI notamment).

Décisionnel, Open Source, relation client, BPM et BAM, SIRH

Le livre blanc du CXP recense aussi, de façon générale, les outils facilitant le travail à distance et la communication entre les collaborateurs, ainsi que l'infrastructure à déployer (client léger, VPN, contrôle à distance...). Il s'arrête ensuite sur des outils qui ne pourront pas être mis en place dans l'urgence mais qui, s'ils sont déjà installés, « aideront le manager à réagir en fonction de l'évolution du contexte ». Les solutions décisionnelles serviront par exemple à établir des indicateurs pour analyser l'impact des absences sur les ventes, la production ou la gestion des stocks. Selon le CXP, pour remonter des alertes ou visualiser les données sous de nouveaux angles, il peut aussi être envisagé d'opter pour une solution de Business Intelligence en Open Source, moins onéreuse ou plus facile à mettre en oeuvre.

Particulièrement bienvenus aussi (s'ils sont déjà en place), les logiciels de gestion de la relation client (CRM) permettront de garder le contact avec la clientèle et les outils de BPM/BAM (gestion des processus métiers et supervision des activités métiers) soutiendront le plan de continuité d'activité, en permettant de modéliser et de faire évoluer le PCA (simulation du niveau de fonctionnement en mode dégradé, notamment, ou partage des règles métiers entre applications).

Le dernier chapitre du livre blanc est consacré au rôle du SIRH (système d'information des ressources humaines) dans la gestion de la pandémie, la DRH se situant au premier plan dans cette situation de crise. Certaines solutions seront plus particulièrement sollicitées : les outils de mise en conformité réglementaire (gestion des risques professionnels, des accidents de travail...), les outils permettant d'analyser les catégories de personnel exposés, les postes et les compétences clés, et, enfin, les logiciels de suivi des ressources humaines (gestion des temps et des plannings, notamment).

(*) Précision du livre blanc du CXP : Absence et indisponibilité d'une partie importante du personnel souffrant, en arrêt maladie et, pour les cas graves, dans l'incapacité de travailler. [...] On estime généralement qu'entre 30 et 60% du personnel pourrait localement manquer ou pourrait être contraint de rester à la maison. Le scénario le plus souvent évoqué (valable pour les grandes entreprises) : une vague de 10 à 12 semaines avec un taux d'absence de 25%.