Le papier a encore la cote dans les entreprises. Si l'objectif d'arriver un jour au zéro papier résonne de plus en plus comme un vœu pieux dans les entreprises, elles sont cependant nombreuses à redoubler d'effort pour en faire baisser le volume. Mais pas seulement puisque l'on voit de plus en plus se développer - comme on peut se rendre compte à l'occasion des matinées-débats du Monde Informatique en régions - des stratégies de digital workplace se traduisant notamment par une explosion des bureaux de travail mobiles et dématérialisés. Au sein du Medef, l'évolution de l'environnement de travail a débuté il y a trois ans avec tout d'abord la mise en place d'une solution SaaS de gestion des fichiers volumineux auxquels ne pouvait plus répondre de façon satisfaisante le serveur de messagerie du syndicat patronal. A cette époque, c'est la solution iExtranet qui a été choisie, répondant aussi bien aux problématiques de stockage que de facilité d'administration des documents que de la sécurité.

Début 2015, le Medef allume le second étage de la fusée du digital workplace en s'attaquant cette fois aux piles de documents de travail papier imprimés lors de chaque réunion mensuelle de ses 45 membres de son comité exécutif. « Lors de chaque réunion, il fallait imprimer pour les membres du comex mais également une vingtaine de directeurs, des documents comprenant jusqu'à 80 pages en couleur », explique Philippe Pung, le DSI du Medef. « Nous avons cherché des solutions dont Azeus en open source et regardé du côté de Leadingboards mais Oodrive nous a fait tester pendant 3 mois sa solution Boardnox pour répondre à ce besoin ».

6 mois de flottement pour se défaire de l'usage traditionnel du papier

L'objectif pour le syndicat était alors multiple : apporter un niveau de sécurité indispensable pour éviter toute fuite ou perte de données inhérente au papier, permettre la collaboration temps réel en partageant les annotations sur les documents mais également réaliser des économies à la fois en termes de coût d'impression mais également dégager et réallouer du temps pour d'autres tâches à la personne chargée d'organiser ces réunions. Si sur tous ces points la solution d'Oodrive donne aujourd'hui satisfaction, cela n'a pas empêché une période de flottement de 6 mois pour permettre aux utilisateurs de s'adapter. « Avant de mettre en place la solution, nous l'avons d'abord testée à la DSI », explique Philippe Pung. « Nous l'avons ensuite mis en pratique en test au comex et il y a d'abord eu des réticences car tout le monde devait alors venir avec une tablette puis il a fallu les former. » Pendant ce temps, la coexistence entre la documentation papier et numérique a donc dû avoir lieu.

Au niveau matériel, le Medef n'a pas eu besoin de procédé à l'achat d'un parc de tablettes puisque il a été demandé aux membres du comex d'utiliser leur propre tablette. Pas n'importe laquelle puisque seules celles sous iOS peuvent supporter l'app Boardnox. Pas de panique cependant pour les personnes utilisant d'autres tablettes ou même un PC ou un Mac puisqu'une version web de la solution est accessible, bien que proposant cependant moins de fonctionnalités. Depuis 2016, la solution est désormais pleinement utilisée et répond aux attentes en termes de sécurité, de partage mais également de  coûts même si quelques exemplaires papier sont imprimés au cas où des utilisateurs n'auraient pas avec eux ni tablette, ni PC ou Mac.

Une extension en test à d'autres services et entités du Medef

« Nous estimons le gain sur les coûts d'impression à près de 2 500 euros auxquels s'ajoutent le coût de maintenance des systèmes d'impression », indique Philippe Pung. Mais c'est surtout des milliers de d'euros économisés, équivalent à un demi-ETP, sur le temps de préparation des réunions, la personne qui en avait la charge pouvant désormais s'atteler à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Des économies bien supérieures au coût de la solution. « BoarNox est une solution à partir de 8 000 euros par an en fonction des options de sécurité et du nombre de comités », nous a précisé un porte-parole d'Oodrive. 

Aujourd'hui, les usages ont même été étendus au-delà des 45 membres du comité exécutif et des 20 directeurs du Medef, puisque Boardnox est aussi maintenant testé par le comité financier ainsi que les mandataires et dans les entités locales du syndicat patronal ce qui représente plusieurs centaines d'utilisateurs supplémentaires.