La crise sanitaire a montré  l’importance de la dématérialisation des processus RH auprès des salariés et de leurs employeurs. A tel point que l’on note des deux côtés une forte demande en solutions numériques pour mieux assurer la gestion du capital humain. Tel est le principal constat d’une étude réalisée en juin 2020 par SD Worx auprès de 3 000 entreprises basées dans 11 pays européens, dont la France (Belgique, Pays-Bas, Italie, Espagne, Irlande, Allemagne, Autriche, Suisse, Pologne, Royaume-Uni). Les sociétés interrogées sont de taille variable – allant de moins de 100 employés à plus de 1000 et représentent 4 secteurs économiques différents. Selon les résultats, si la plupart des collaborateurs (entre 39 et 48% en moyenne en France) doivent se référer directement à leur service RH pour obtenir les réponses à leurs questions, près de la moitié apprécierait de voir leurs demandes gérées électroniquement.

Un souhait partagé par leurs dirigeants puisqu’ils sont 59,8% à déclarer avoir des plans de numérisation à court terme (moins d’un an) pour améliorer l’expérience et les services RH apportés au personnel. L’objectif de ces projets est de renforcer le taux d’engagement des ressources qui reste très faible aussi bien en France (6,6/10) que dans le reste de l’Europe (6,8 en moyenne). Un taux qui dépend du niveau d’un point de vue RH de caractéristiques telles que le bien-être au travail, le sentiment de sécurité, le développement personnel et les perspectives d’évolution. Or, selon les salariés interrogés, certaines devraient davantage être tournés vers le numérique.

Peu de solutions adaptées à une utilisation mobile

En effet,  seuls 20% (en moyenne) des salariés français interrogés déclarent trouver des réponses à leurs questions RH (salaire, formation, participation, possibilité d’évolution, vacances ou maladie) par voie digitale. Pour ceux qui en ont la possibilité, ils indiquent ne pouvoir accéder aux interfaces dédiées que par le biais de leur poste de travail. Quant au mobile, il est loin de figurer parmi les supports les plus utilisés. Dans son rapport SD Worx relève qu’un employé sur cinq peut consulter le solde de ses congés (17,9%), déposer un arrêt maladie (16,1%), entrer ses notes de frais (15%) ou faire une demande de télétravail (14%) depuis son smartphone. Fait d’autant plus dommage qu’il existe aujourd’hui de nombreux outils en libre-service ou encore des assistants numériques adaptés à une utilisation sur smartphone. De plus, la mise en place de solutions mobiles numériques pourrait grandement profiter aux employés et notamment aux millennials. Finalement, la plupart des salariés (entre 39 et 48% en moyenne en France) doivent se référer directement à leur service RH pour obtenir les réponses à leurs questions. Pourtant, près de la moitié apprécierait de voir leurs problèmes ou demandes gérés électroniquement.

Des services RH prêts pour la numérisation 

Les employés ne sont pas les seuls à avoir envie de changement. Plus de la moitié des employeurs européens (54,4 %) se disent insatisfaits des outils numériques RH destinés aux employés. C’est en France (66,1 %), en Autriche (66,1 %) et en Belgique (62,5 %) que les progrès sont les plus attendus. Pourtant, l’intégration de nouveaux outils numériques dédiés pourraient non seulement faciliter le travail des services RH mais aussi améliorer l’expérience des employés grâce aux réponses concrètes qu’ils pourraient obtenir par ce biais. D’après l’enquête SD Worx, les entreprises européennes seraient actuellement en pleine mutation à ce niveau.

En juin dernier, l’enquête « The Future of Work and People in Europe » menée par SD Worx a révélé que 57% des entreprises européennes avaient lancé ou allaient lancer (dans les 12 prochains mois) des projets visant à améliorer l’expérience RH de leurs employés. 20% des entreprises ont quant à elles assuré avoir établi des plans sur le moyen ou le long terme pour remédier à ce problème. Du côté des entreprises les plus imposantes du panel (plus de 1000 salariés), celles-ci semblent très engagées dans la transformation numérique des services RH : 65% d’entre elles ont mis en place des projets dédiés ou comptent en lancer prochainement – contre 55% pour les entreprises de moins de 250 salariés.

Les solutions d'ESM en soutien aux RH pour Ivanti 

De tous les sujets qui impactent de près ou de loin l'expérience des employés (formations, services RH, équilibre entre vie professionnelle et vie privée, etc.), les dirigeants  donnent la priorité aux services RH. Seul le traitement de la paie est considéré comme plus important que de répondre et de traiter efficacement les questions RH des employés. D’ailleurs, 64,8% des 3 000 départements interrogés ont lancé ou ont prévu de lancer des projets dédiés aux services RH à court terme. « L’épidémie de coronavirus a généré beaucoup d’interrogations chez les employés, pointe SD Worx dans ce rapport. Que ce soit pour avoir des informations sur le télétravail, les vacances, ou la paie, le nombre de demandes et par conséquent le nombre de points de contacts a considérablement augmenté »; 

Ivanti, une entreprise qui automatise les opérations IT et la sécurité pour mieux découvrir, gérer, sécuriser et fournir des services cloud, a également présenté les résultats d'un rapport réalisé auprès de 400 décideurs IT pour mesurer  la valeur des outils d'ESM (Gestion des services d'entreprise) face au récent recours massif de la collaboration à distance. Ils montrent entre autres que ces solutions contribuent à couvrir des départements comme les RH - ainsi que les services aux clients et la gestion des équipements -  en cette période de bouleversement.  Ce phénomène a ainsi conduit 64 % des responsables informatiques à citer comme avantage principal l'efficacité de ces solutions, suivie de la productivité (53 %), d'une meilleure expérience (43 %), et d'un meilleur alignement entre les attentes des départements et celles des utilisateurs finaux (42 %). Concernant les départements avec lesquels les DSI collaborent le plus souvent pour des projets d'ESM, l'enquête place la fonction ressources humaines au deuxième rang (53% des réponses), entre le service client (60% des sondés) et les facilities ou maintenance des  équipements (40%).