Le monde de l'université est en mutation et se concentre. A Bordeaux, différents établissements, dont Bordeaux I,II et IV et des instituts (IUT, ESPE et Institut des Sciences de la Vigne et du Vin) se sont regroupés en 2014. Cette entité, baptisée université de Bordeaux, s'est posée la question de la modernisation et la rationalisation de ses systèmes de téléphonie. Ces dernières répondent aux besoins de communication de 6 000 personnes oeuvrant pour 56 000 étudiants. Les infrastructures téléphoniques sont réparties sur 260 bâtiments, situés sur plusieurs sites de tailles variées pour un total de 54 000 m².

Pour toiletter ces systèmes, l'université de Bordeaux a réalisé un appel d'offres via l'UGAP (Union des groupements d'achats publics). Spie ICS en partenariat avec Mitel ont remporté ce marché public et les travaux ont été initiés à la fin août 2017. L'intégrateur télécom a au départ établi un protocole et des architectures réseaux spécifiques selon la taille et le degré de sécurité requis sur chaque site de l'université de Bordeaux.

Une architecture sécurisée et des terminaux modernisés

Dans un premier temps, les équipes de Spie ICS ont changé les équipements les plus anciens, afin de fiabiliser les communications. Dans ce cadre, deux serveurs de communications Mivoice 5000 ont été mis à niveau et placés en cluster d'une capacité de 8 000 utilisateurs. Cette architecture réseau redondante et sécurisée permet d'administrer de manière centralisée l'ensemble des usagers du réseau de téléphonie. Un plan d'action, salué par Frédéric Pomies, DSI de l'université de Bordeaux, dans un communiqué, « intégrant parfaitement les contraintes liées à l'hétérogénéité des systèmes existants et à notre contexte universitaire particulier ».

D'ici 2019, le personnel de l'université de Bordeaux pourra bénéficier de nouveaux services téléphoniques comme le softphone pour des usages collaboratifs ou en mobilité. Les terminaux proposent par ailleurs plusieurs fonctionnalités de communications unifiées : numéro unique, messagerie instantanée, gestion de disponibilité, vidéo, salles de visioconférences virtuelles, centralisation des services d'administrations et de facturations, etc.

Dans le contrat, il est prévu un volet spécifique à l'accompagnement des utilisateurs en proposant des outils adaptés (vidéos, tutoriels, formations). En complément, un service d'assistance et des communications régulières ont été mis en place. Cet accompagnement « fait partie des facteurs clés de la réussite de cette transition », assure Frédéric Pomies.