Selon le dernier rapport de Clockwise, les développeurs passent en moyenne un tiers de leur semaine en réunions, les employés des grandes entreprises ayant les emplois du temps les plus chargés. Les données recueillies par l'éditeur– reconnu pour son assistant de calendrier – proviennent de 1,5 million de réunions suivies par sa plateforme sur une période de 12 mois allant jusqu'à mai 2022, ce qui donne un aperçu des pratiques de travail de 80 000 développeurs dans 5 000 entreprises. Il en ressort qu'un développeur passe en moyenne 10,9 heures par semaine en réunion, avec 19,6 heures de temps de « concentration » - que l’on définit comme deux heures ou plus libres pour se concentrer sur le travail.

Les six heures hebdomadaires restantes sont qualifiées de « fragmentées », c'est-à-dire qu'il s'agit d'intervalles entre les réunions qui ne permettent pas de se concentrer sur une tâche. Des recherches distinctes ont montré qu'il faut environ 23 minutes pour se recentrer après une interruption, et les réunions sont souvent à l'origine de changements de contexte qui détournent les employés d'un travail plus productif. Le rapport Clockwise a également souligné l'importance du temps de concentration dans une enquête menée auprès de 150 responsables du développement. Presque tous (90 %) établissent une corrélation entre le temps de concentration et la productivité, et la plupart (77 %) voient un lien avec l'augmentation des revenus de l'entreprise.

Trouver le bon équilibre face au risque de réunionite

Cela ne veut pas dire que les réunions ne sont pas importantes, mais il est logique que les responsables trouvent le bon équilibre pour leurs équipes, a déclaré Dan Kador, vice-président de l'ingénierie chez Clockwise. « C'est une chose à laquelle les entreprises doivent prêter attention et essayer de comprendre leur culture de réunion - ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour elles ». « Il est important que les équipes se réunissent pour discuter et s'assurer qu'elles sont toutes sur la même longueur d'onde, mais souvent les réunions sont programmées à intervalles réguliers même si elles ne sont pas nécessaires », a déclaré Jack Gold, principal analyste et fondateur chez J. Gold Associates.

« Nous sommes tous soumis à des réunions hebdomadaires, ou à d'autres intervalles, où, même s'il n'y a rien à discuter, la réunion a quand même lieu. Et certains organisateurs de réunions se sentent obligés d'utiliser tout le temps prévu ». Bien sûr, la surcharge de réunions n'est pas seulement un problème pour ceux qui écrivent du code. « L'excès de temps passé en réunion n'est pas seulement un problème pour les développeurs », a déclaré Jack Gold. « C'est un problème généralisé pour les employés de nombreuses entreprises ».

Clockwise a constaté que les développeurs passent près de 11 heures en réunion chaque semaine. (Crédit : Clockwise)

Sans surprise, les développeurs passent plus de temps en réunion lorsqu'ils gravissent les échelons de leur carrière et deviennent managers : sept heures de plus par semaine en moyenne, selon Clockwise, en grande partie à cause de l'augmentation des réunions individuelles. Il y a cependant peu de différence entre les rôles supérieurs. Les développeurs qui deviennent managers, directeurs ou vice-présidents passent tous un temps similaire en réunion. Il en va de même pour le temps de concentration, qui diminue sensiblement pour les managers, mais reste relativement similaire pour les dirigeants plus expérimentés.

La taille de l’entreprise, un indicateur précieux

Un autre indicateur du temps passé dans les salles de conférence ou à regarder une webcam est la taille de l'entreprise. Les développeurs des grandes entreprises ont passé en moyenne 12,2 heures en réunion, contre 9,7 heures dans les petites entreprises. Ceux des grandes et moyennes entreprises passent également 36 % plus de temps en réunions individuelles que ceux des petites entreprises. Et le temps de concentration passe de 22,5 heures par semaine dans les petites entreprises à 16,9 heures dans les grandes entreprises. Selon M. Kador, cela s'explique par le fait que les entreprises les plus établies ont recours aux réunions pour prendre des décisions. Plus elles grossissent, plus elles doivent prendre des décisions, ce qui entraîne une augmentation du nombre de réunions. « Ce n'est pas forcément vrai, mais c'est souvent ainsi que les choses se passent », a-t-il déclaré.

En revanche, les petites entreprises sont plus susceptibles d'adopter des méthodes de travail alternatives, comme le recours accru aux communications asynchrones qui ne nécessitent pas la participation de tous au même moment.

Les grandes entreprises ont tendance à organiser davantage de réunions. (Crédit : Clockwise)

« Les grandes entreprises bien établies n'ont pas encore adopté une méthode de travail asynchrone aussi complète », a déclaré Dan Kador, « qu'il s'agisse de Loom ou de Slack ou des messages audio et vidéo de Teams..., de Notion, de Google Docs - la suite d'outils de documentation asynchrones qui existent dans le monde ». Jack Gold voit également le potentiel des outils de collaboration et de productivité pour réduire la nécessité de certaines réunions.

Exploiter le potentiel des outils de collaboration asynchrone

« Avec les nouveaux outils de collaboration, le fardeau des réunions a été en partie allégé, car les gens peuvent désormais organiser des réunions ad hoc avec les personnes qui doivent être impliquées, laissant les autres faire leur travail », a-t-il déclaré. « Ces réunions ont tendance à être plus précises et plus brèves, et ne sont pas aussi larges, ce qui signifie que je suis plus impliqué et que je ne me désintéresse pas des discussions sur des sujets qui ne me concernent pas. Cela ne remplace pas complètement les réunions de groupe périodiques, mais cela a le potentiel de réduire la partie non productive des réunions ». Les outils asynchrones peuvent remplacer la réunion de standup quotidienne ou hebdomadaire (qui ont lieu le mardi dans 80 % des cas, selon les données de Clockwise, ce qui en fait le jour où le temps de concentration est le plus faible en moyenne). 35 % des équipes d'ingénierie ont au moins une réunion de synthèse par semaine, et la même proportion en a une quotidienne.

Si la technologie peut aider à réduire le nombre de réunions, elle peut également nécessiter un changement culturel de la part de la direction. Les entreprises peuvent essayer d'introduire des « journées sans réunion » pour encourager de nouvelles habitudes de réunion et favoriser l'adoption des communications asynchrones, a déclaré Dan Kador. « C'est le genre de choses que les grandes entreprises peuvent expérimenter », a-t-il ajouté. « Mon attente, sur la base de ma propre carrière et de ce que j'ai vu dans le secteur, est qu'elles ont en fait un impact plutôt positif ».