Fondée en 2018 pour perpétuer les valeurs d'Arsan Valery, décédé en septembre de cette même année, la Fondation Valery, basée à Lausanne en Suisse, agit en faveur de l'écologie, de la santé et de l'éducation. Cette fondation à but non lucratif reçoit de nombreuses demandes de subventions par an. Pour sécuriser et optimiser ce processus, au départ géré de façon manuelle, la fondation a choisi de mettre en place la solution de BPM (Business Process Management) Workey d'Efalia.

« Confrontés à une augmentation sans cesse croissante de demandes de subvention, nous souhaitions nous doter d'un outil performant capable de modéliser et d'automatiser les processus, afin de suivre simplement et en toute sécurité l'ensemble de la chaîne de traitement, des demandes jusqu'aux paiements », explique Yannick Ritschel, directeur de la fondation. La gestion des demandes de subventions comporte de nombreuses étapes d'analyse, de suivi et d'échanges avec les demandeurs ou au sein des comités décisionnaires.

Orchestration de tout le processus, depuis la demande jusqu'au financement

Moins de deux mois ont été nécessaires pour outiller ces étapes avec Workey. Désormais, les demandes de subventions qui parviennent à la fondation, via un formulaire présent sur son site, sont immédiatement prises en charge par la solution. Celle-ci déclenche le processus d'instruction, tandis que des demandeurs transmettent en parallèle les éléments justificatifs requis. L'outil gère également les validations et les modifications, afin d'offre une traçabilité. Il prend en charge les appels au vote pour les demandes validées, ainsi que la signature de la convention de financement. Le processus de financement est ensuite déclenché via Workey, qui transmet au demandeur le montant alloué. Ce dernier peut l'approuver et le signer directement dans la solution.

Tous les membres de la fondation habilités peuvent consulter et administrer les dossiers. Des alertes, rappels et notifications automatiques peuvent également être mis en place pour faciliter le suivi des demandes. « Nous sommes particulièrement satisfaits du résultat final et avons d'ores et déjà pu constater un gain de temps significatif au niveau de notre charge de travail administrative », témoigne Yannick Ritschel.