Parmi les nombreuses missions confiées aux départements, la solidarité est la plus importante de par sa transversalité. Le Département du Lot en a fait en tout cas un axe important de son action, en facilitant le déplacement sur les 4 000 km de routes départementales, soutenir des associations culturelles et sportives, préserver et embellir le patrimoine naturel et architectural,... Pour remplir cette mission, la collectivité disposait d'un outil de reporting, mais elle voulait aller plus loin pour assurer le suivi de l'activité sociale et du respect des délais réglementaires, apporter un meilleur ajustement des moyens, répondre aux enjeux de prospective financière.

Fort de ces contraintes, le Département du Lot souhait renforcer son système décisionnel en disposant de dashboards visuellement aboutis, accessibles sur différents outils/device et attractifs pour l'ensemble des cadres. Une mise en compétition s'est déroulée en 2012 et MicroStrategy a gagné. La capacité à être déployé en mobilité en association avec des solutions cartographiques et le référentiel centralisé répercutant automatiquement sur l'ensemble d'un projet les changements opérés sur une ou plusieurs formules de calcul, ont été des critères de choix.

Un déploiement par étapes

Après le choix, l'équipe de développement décisionnelle du Département du Lot a opté pour un déploiement par étapes. Une feuille de route sur les tableaux de bord a été définie avec l'éditeur. La première brique a concerné le secteur financier pour l'aider dans la préparation budgétaire. Le service devait aussi bien s'adresser à l'encadrement qu'aux gestionnaires comptables de chaque entité du Département. Les ressources humaines ont ensuite fait l'objet de la même attention avec une information dédiée au top management. Concrètement, un premier outil a été réalisé pour le suivi de l'activité d'un établissement (syndicat d'aménagement) et des dashboards sont en cours de développement sur le social et la gestion des routes. Sur le plan technique, l'installation des solutions MicroStrategy s'est déroulée rapidement avec l'aide de consultants. « Il requiert un certain niveau de technicité du point de vue de l'IT, c'est aussi très enrichissant pour nous », remarque Jean-François Sol, développeur décisionnel au Département du Lot.

Ce déploiement par étapes s'est poursuivi progressivement depuis 2013. Le retour des utilisateurs est satisfaisant, comme le montre l'expérience d'Anne-Audrey Capart, contrôleur de gestion au sein du Département du Lot. « Notre objectif est vraiment de maîtriser l'information et son partage auprès des encadrants opérationnels, de manière systématique. Ils doivent pouvoir anticiper, mieux piloter, en ayant une connaissance complète des situations », rapporte-t-elle. La façon de travailler avec les outils de BI a aussi changé. « A la reprise du projet SID RH en 2017, l'ensemble des participants a choisi de travailler en méthodes agiles. Avec Visual Insight en soutien, le module d'analyse et d'exploration visuelle de la donnée, nos ateliers sont devenus encore plus réactifs et interactifs ». Au final, le SID RH a pu être mis en production.