La numérisation des process internes ou de la relation avec les tiers (partenaires, clients...) devrait être un fait acquis. Il n'en est rien. Et les résultats de l'enquête CIO Quelle numérisation pour les process de l'entreprise ? montre d'ailleurs que les bonnes pratiques, voire même parfois les pré-requis basiques, sont loin d'être généralisées. Cette étude a été présentée en ouverture de la CIO.conférence du 12 juin 2019, intitulée « Triompher des pièges du Digital - La transformation numérique en confiance pour accroître la productivité des métiers », réalisée en partenariat avec Dropbox, Forgerock et Talisker. Experts et témoins se sont ainsi succédé pour expliciter les meilleures pratiques et présenter les réalisations exemplaires.

S'il va de soi que la transformation numérique n'est pas une question mais une obligation, le premier expert à s'exprimer lors de la matinée, Romain Barré, Partner chez Talisker, a voulu lancer un appel à l'action. « Trois grenouilles sont sur un nénuphar, une décide de sauter, combien en reste-t-il sur le nénuphar ? La réponse est trois car décider n'est pas agir » a-t-il ainsi lancé. Construire une stratégie digitale est certes nécessaire. Mais il faut la mettre en oeuvre, la dérouler dans un contexte précis d'entreprise et l'amener au succès. Cela suppose d'organiser l'action, de la manager et de développer sa dimension collective. La collaboration nécessite un apprentissage pour éviter une succession séquentielle de tâches sans responsabilisation globale des acteurs. Il faut que chacun adopte une vision d'un but commun à atteindre.

Romain Barré, Partner chez Talisker, s'est interrogé : « Transformation digitale : démarrer par l'organisation ou la technologie ? »

Il y a une préoccupation majeure induite par la numérisation des flux d'informations : leur archivage. C'est pour répondre à cette préoccupation que la DINSIC, la « DSI groupe de l'Etat » (Direction Interministérielle du Numérique et du Système d'Information et de Communication), a lancé le programme VITAM (Valeur Immatérielle Transmise aux Archives pour Mémoire). Il s'agit d'un côté de créer un back office opérationnel open-source pour gérer les flux d'archives, d'autre part d'implémenter cette solution (avec le front office adapté à chaque métier concerné) dans trois ministères : Culture (dont les Archives Nationales), Affaires Etrangères et Armées. Jean-Séverin Lair, Directeur du Programme VITAM à la DINSIC, est venu témoigner de ce programme, insistant sur le fait que « l'archivage est une fonction essentielle de tout système d'information ».

« Inventer l'archive numérique de confiance » a été le sujet de Jean-Séverin Lair, Directeur du Programme Vitam à la DINSIC.

Archiver l'information, c'est la préparer pour l'éternité ou, du moins, le temps long. En attendant, il s'agit de faciliter le partage et la collaboration au quotidien autour de cette information. L'outil collaboratif doit répondre évidemment aux attentes des utilisateurs, ceux-ci devant disposer d'outils utiles. Malgré les bouleversements incessants du business. Sylvie Veilleux, CIO monde de Dropbox, a ainsi relevé : « le rôle du DSI est sans cesse en train de se réinventer ». Avec, évidemment, en corollaire, comme l'a indiqué Thibaut Champey, Country Manager de Dropbox France, « il faut accompagner le business pour leur apporter de la valeur ».

Thibaut Champey, Country Manager de Dropbox France, et Sylvie Veilleux, CIO monde, ont posé la question : « quel rôle pour l'IT dans la mise en place d'une digital workplace de confiance ? »

Apporter de la valeur, c'est bien sûr en interne mais aussi en externe. Le retour d'expérience de François Couton, Directeur des Opérations et de la Transformation d'Harmonie Mutuelle, a ainsi mis en avant la numérisation comme un avantage concurrentiel. En effet, cette mutuelle a un grand nombre de contrats collectifs, donc avec des entreprises pour protéger leurs salariés, ce qui implique des échanges entre DRH et mutuelle. Or la charge de travail administratif est un élément du coût complet, au-delà de la prime d'assurance, qu'un client ne néglige pas. Numériser les processus amène de la facilitation du quotidien. « Comme il nous manque des informations dans la DSN aujourd'hui, nous mettons en place des flux SIRH » a ainsi indiqué François Couton.

« La numérisation comme avantage concurrentiel » a témoigné François Couton, Directeur des Opérations et de la Transformation chez Harmonie Mutuelle.

Partager de l'information numérique, c'est bien, c'est utile, c'est porteur de valeur. Soit. Mais encore faut-il que ce partage se fasse à bon escient. Et il faut donc que non seulement les droits d'accès soient correctement gérés mais que les identités auxquelles les droits sont affectés soient valides. « Le thème sous-jacent à tote numérisation est la gestion des identités » a martelé Kaveh Tofigh, Major Account Executive chez ForgeRock. Editeur d'un logiciel dédié au sujet, Forgerock ne peut que constater que le périmètre des identités à gérer a beaucoup évolué, gagnant en quantité mais aussi en complexité : d'abord on a dû ne gérer que les collaborateurs, puis les partenaires dans le cadre de l'entreprise étendue, puis les clients et désormais également les objets connectés. La sécurisation de l'identité doit aussi, pour ne pas gêner inutilement les utilisateurs, être adaptée au niveau de risque : accepter le couple identifiant/mot de passe dans certains cas mais exiger un deuxième facteur dans d'autres par exemple.

Kaveh Tofigh, Major Account Executive chez ForgeRock, a présenté le défi de « Maîtriser la gestion des identités numériques dans un monde nouveau ».

Régine Diyani, Directrice de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE), a été le Grand Témoin de la matinée. Elle a ainsi commenté le déroulé de la conférence, tirant des synthèses critiques, mais a aussi, bien entendu, présenté comment l'AIFE contribuait à la transformation numérique de l'État au travers de programmes emblématiques tels que Chorus (la gestion financière des administrations d'État), Chorus Pro (la gestion des factures adressées à la sphère publique), etc.

Régine Diyani, Directrice de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE), a été le Grand Témoin de la matinée.

Pour terminer la matinée, une table ronde a réuni David Boucheny, DSI du Conseil d'État (et ainsi également de toutes les juridictions de justice administrative) et Philippe Remaud, Directeur Général de Cogedis, un réseau d'experts comptables. La numérisation se fait avec des contraintes fortes dans la filière judiciaire. Quant à Cogedis, les gains de temps opérés sur les saisies grâce à l'analyse des documents avec de l'IA est considérable. C'est un très bon exemple de gain de productivité et donc de création de valeur par le numérique.

La table ronde « Numériser en toute sécurité » a réuni David Boucheny, DSI du Conseil d'État (à droite), et Philippe Remaud, Directeur Général de Cogedis (à gauche).