Au sein de la galaxie SNCF, la direction Ingénierie et Projets compte 4 500 salariés. Comprenant elle-même, plusieurs services, le suivi des différents plans d'action était chronophage, car suivis manuellement. Les chefs de service avaient du mal à trouver et à gérer les informations. Face à ce constat, la direction a décidé de moderniser et de mutualiser les échanges entre les différentes entités.

A l'occasion d'une présentation par l'intégrateur Partitio, Stéphane Avronsart, responsable du Pôle qualité et performance à la direction pilotage et méthode, a souhaité tester la solution OnBase d'Hyland. Une expérimentation concluante : « cela a permis de valider la pertinence d'OnBase, qui ne s'appuie pas sur du développement mais sur du paramétrage, nous permettant ainsi d'être libres sur le développement ». Par ailleurs, Stéphane Avronsart souligne la parfaite intégration avec la suite Office et en particulier « Outlook qui est l'outil quotidien de tous les acteurs ». L'accompagnement de Partitio s'est révélé très important, car l'intégration de la solution au sein du système d'information de la SNCF est très complexe. Les compétences de l'intégrateur en matière de sécurité, infrastructure systèmes et réseaux ont été particulièrement appréciées.

Une vision globale et tournée vers l'avenir

Sur les bénéfices de la solution, l'exemple est donné d'un séminaire où un certain nombre de décisions sont prises avec des actions à suivre. Un évènement « Séminaire » est alors créé dans OnBase avec l'attribution à chaque responsable des actions qui lui sont dévolues. Il peut ainsi les suivre, les pointer et les clore à la fin de l'action. OnBase apporte ainsi une visibilité sur l'avancement de chaque action par équipes et responsables. Cette vision globale est la bienvenue en cas d'action imprévue. La mise en place de OnBase se déroule progressivement, car elle est disponible actuellement pour 30 personnes. Les retours sont positifs en raison notamment de l'intégration simplifiée et de la disponibilité sous Outlook. En 2018, l'objectif est de déployer la solution à l'ensemble des 4500 collaborateurs de la direction ingénierie.

Stéphane Avronsart regarde aussi l'avenir : « l'autre élément nous ayant incité à utiliser OnBase réside dans une démarche de mutualisation de besoins futurs ». Pour lui, le but de la plateforme est de pouvoir créer d'autres applications sans repasser par le long processus de déploiement de la solution à chaque fois. « Nous avons ajouté un couche de gestion des utilisateurs, de gestion de l'organigramme, des entités, de gestion des droits, (d'administrateur, d'utilisateur, etc.), car nous souhaitons développer assez rapidement d'autres applications, toujours dans une idée de mutualisation des ressources et de l'énergie qui est mise sur l'investissement au départ », explique le responsable. Concrètement, la direction a créé sur la plateforme OnBase, une application dédiée à la gestion des dérogations des travaux sur les voies ferroviaires. Elle a été développée en moins de 4 mois.