Filiale du groupe DCC, Butagaz est une entreprise française spécialisée dans la fourniture d'énergie sous différentes formes (gaz en bouteille et en citerne, gaz naturel, électricité ou encore granulés de bois). L'entreprise, qui s'adresse à la fois aux particuliers et aux professionnels, réalise un chiffre d'affaires de 1 milliard d'euros et sert près de 5 millions de clients.

Avec environ 20 000 factures fournisseurs par an à traiter, le département comptable du groupe ne pouvait plus se satisfaire d'un traitement manuel. En effet, les factures transitaient par courrier entre les différents sites du groupe (16 sites industriels en propre, 5 en joint-venture, ainsi qu'un centre de R&D et le siège basé à Levallois-Perret), ce qui provoquait des erreurs de traitement ainsi que des retards de règlement. Souhaitant améliorer ce processus, le service de comptabilité de Butagaz a décidé de mettre en place une solution de dématérialisation des factures, retenant pour cela la solution d'Esker. « Il devenait essentiel pour nous de digitaliser le traitement de nos factures fournisseurs. Le professionnalisme des équipes de l'éditeur, la simplicité de la solution et son intégration à SAP nous ont rapidement convaincus », explique Nicolas Rousseaux, chef de projet IT chez Butagaz.

Des équipes comptables qui peuvent se concentrer sur l'analyse

La mise en oeuvre a été réalisée conjointement par le département IT et les équipes comptables, avec l'objectif d'être opérationnelle avant la clôture annuelle des comptes. Grâce à l'intégration directe avec le système ERP et à l'accompagnement de l'éditeur, quelques mois ont suffi pour déployer la solution. « Dans un projet comme celui-ci, la conduite du changement est essentielle, en interne mais également en externe avec nos fournisseurs. Nous avons organisé des réunions d'information et des sessions de formation pour que chacun puisse apprendre et se familiariser avec le logiciel », précise Nicolas Rousseaux.

Désormais, 42% des factures fournisseurs sont reçues par mail sur une adresse unique, le but étant à terme d'atteindre 90%, grâce à une communication proactive auprès des fournisseurs. La suppression des échanges par courrier a accéléré et simplifié le processus de validation interne. Le service comptabilité a également gagné près de 2 heures par jour à travers la suppression des tâches d'intégration dans l'ERP. Les équipes disposent désormais d'une visibilité accrue sur toute la chaîne de facturation grâce aux tableaux de bord mis à disposition. Elles peuvent se consacrer à l'analyse grâce au temps gagné, ce qui revalorise leurs missions. « Fonctionnelle, la solution a été très facilement acceptée par les collaborateurs. Aujourd'hui, une fois saisie, la facture est instantanément disponible dans SAP et nos collègues sur les différents sites peuvent la voir. Autre avantage concret : payer une facture deux fois est quasiment impossible grâce aux nombreux écrans qui alertent », souligne Tania Rousseau, responsable comptable chez Butagaz.