Avec 6 000 salariés répartis entre sa direction à Paris et ses 260 magasins à travers la France, la gestion des mouvements de collaborateurs n'est pas une mince affaire chez But. Les processus de gestion des entrées et des sorties étaient très long.
Par exemple, quand un salarié était recruté par But, il fallait parfois compter deux semaines pour lui donner ses accès aux ressources informatiques. Les informations concernant les collaborateurs étaient réparties dans plusieurs systèmes et étaient parfois erronées.

Pour mettre fin à ces cafouillages, la DSI a décidé, début 2011, de mettre en place une application visant à automatiser la création et la désactivation des comptes utilisateurs et de sécuriser l'accès aux ressources informatiques. Elle devait aussi faciliter la gestion des équipements comme les badges, les mobiles, les PC ou encore les voitures, mis à disposition des salariés. Suite à un appel d'offre, But s'est finalement tourné vers la solution de BPM fournie par K2. 

Connexion avec la paie et l'annuaire des salariés


La mise en production de la plateforme a débuté dès septembre 2011. Elle a été interfacée avec le logiciel de paie d'ADP afin d'avoir la liste complète des collaborateurs, avec l'annuaire Active Directory pour la création et la désactivation des comptes, avec le serveur Exchange pour la gestion des boites mail ainsi qu'avec les outils LanDesk et PS'Soft pour la gestion des actifs. La solution de K2 est maintenant opérationnelle depuis deux ans.

La moindre action engagée par la DRH est maintenant directement répercuté vers les autres systèmes. La création des accès aux ressources informatiques ne prend plus que deux jours. La solution a également permis d'améliorer la traçabilité des équipements fournis aux différents collaborateurs. Le coût du projet n'a pas été précisé.