C’est à l’occasion de son événement annuel 2017 que Box présentait pour la première fois un outil de création et pilotage de workflows : Relay. Et l’éditeur de plateforme collaborative californien a rendu ce dispositif disponible un mois après. Aujourd’hui, la version bêta d’une mise à jour importante de cet outil est lancée auprès d’une douzaine de clients triés sur le volet aux Etats-Unis, au Royaume-Uni et en France. Même si Box ne précise pas qui, on peut imaginer un client comme Rémy Cointreau, fervent utilisateur des solutions de collaboration de la firme d’Aaron Levie, parmi le bêta testeurs. « Ce Box Relay ré-architecturé est maintenant construit nativement sur la plate-forme Box, avec une interface utilisateur mobile et web mise à jour et un nouveau moteur de workflow » nous indique-t-on chez l’éditeur. La solution sera disponible pour tous fin juin promet la société.

Qu’apporte donc ce dernier outil ? Un environnement de création d'un flux de travail comportant quelques étapes ou bien plus sophistiqué. Ce dernier fonctionne sous forme de déclencheurs « if this then that » (IFTTT) supportant divers processus, dont des workflows séquentiels et parallèles. Ceci avec une interface no-code utilisable et éditable par n’importe quel profil (IT, métier, ou autres). Par exemple : un processus de validation de documents peut-être ainsi mis en place de son écriture à son envoi. Complètement intégré aux autres fonctionnalités de Box, Relay peut donc permettre d’attribuer la réalisation du document à certains collaborateurs qui, une fois l’étape réalisée, n’auront qu’à indiquer avoir terminé pour que le document passe automatiquement à la phase suivante, de relecture par un salarié différent par exemple. Ensuite, le fichier arrive directement pour validation par le responsable. Il est même possible d’étendre le workflow en incluant des partenaires/clients extérieurs grâce à leurs adresses électroniques, pour signature du document.

Une version gratuite en plus de l'outil complet

Un tableau de bord permet de voir en temps réel l’état du workflow créé. Le créateur de ce dernier a la main totalement sur qui accède, édite et gère quels flux de travail.  Ces derniers « doivent être repensés » selon Jeetu Patel, chef de produit chez Box. « Les workflows sont déconnectés des applications que les équipes utilisent tous les jours, bloqués par l’IT et ne prennent pas en charge la collaboration externe. Box Relay apporte une automatisation puissante pour améliorer ces processus, qu'il s'agisse de créer des propositions de vente et des actifs marketing, ou de piloter l'approbation des budgets et le renouvellement des contrats, etc. Les entreprises disposent désormais d'une plate-forme unique de gestion de contenu, de workflow et de collaboration sécurisée, adaptée à nos modes de travail actuels. »

Pas encore de prix annoncé pour la dernière version de Relay, mais une déclinaison gratuite et une autre payant seront disponibles. Deux différences les distingueront. Le nombre d'« événements » et de déclencheurs  à sélectionner lors de la création d'un workflow sera restreint avec la version Lite. « Les utilisateurs n'auront pas la possibilité de déclencher des workflows à partir d'un champ de métadonnées mis à jour » indique Box à titre d’exemple. Autre différence, le nombre d'étapes de construction. Avec Relay Lite, les utilisateurs ne peuvent créer des flux de travail qu'en une seule étape (approuver une tâche, déplacer le fichier), tandis que la version complète permet plusieurs étapes, comme expliqué plus haut.

Trois suites pour grouper les fonctionnalités Box

A cela s’ajoutent un Tasks Center pour permettre aux utilisateurs de visualiser les tâches qu’ils doivent réaliser d’un coup d’œil ; et File Request Links, fonctionnalité d’envoi de contenu par lien (similaire à WeTransfer). Les deux sont intégrés à Relay mais peuvent être utilisés séparément. Tasks Center est pour le moment aussi en bêta, alors que les File Resquest Links sont disponibles dès maintenant. Mais tous deux sont inclus dans l’abonnement de tous les utilisateurs.

Box va décliner ses différentes fonctionnalités en trois abonnements dont les tarifs ne sont pas encore communiqués. (Crédit : Box)

Enfin, autre annonce, mais qui risque de ne pas être disponible tout de suite, les Enterprise Suites de Box. L'éditeur a décidé de packager ces offres en trois niveaux d’abonnements, donnant accès à davantage de fonctionnalités de la plateforme. Ces trois suites incluront l’édition Enterprise de Box, les services Box Governance pour la gestion du cycle de vie du contenu, et Box Premier, ainsi qu’un support 24 heures sur 24, tous les jours. Pour accéder aux Zones, il faudra souscrire à l’offre Digital Workplace Global. Et pour utiliser Relay, et avoir un support plus important. Plus de détails devraient être apportés lors des événements européen (en juin) et américain (en fin d’année) qu’organisera Box.