Née au début des années 2000, la plateforme de covoiturage BlaBlaCar est aujourd'hui présente dans 22 pays. Elle compte plus de 100 millions de membres et est utilisée par 25 millions de voyageurs chaque trimestre. Après avoir mis en place la solution de gestion financière en mode SaaS de Workday en 2016, la société a décidé de faire appel à Mercer en 2018, une filiale du courtier en assurances Marsh McLennan spécialisée dans le conseil RH, pour finaliser l'intégration. En 2021, l'entreprise a décidé d'ajouter la brique de gestion des ressources humaines de Workday, faisant de nouveau appel à Mercer pour ce projet.

Le premier déploiement de Workday, avec un golive le 1er août 2016, répondait à un besoin pour BlaBlaCar de se doter de systèmes de gestion capables de suivre son rythme de développement. Au cours des trois années précédentes, l'entreprise était en effet passée de 50 à 550 employés et son l'équipe finance de 2-3 personnes à une quinzaine, comme l'a relaté Sylvain Montoro, vice-président finance de BlaBlaCar, lors d'un webinaire organisé par l'éditeur. BlaBlaCar était successivement passé d'une comptabilité externalisée à différents logiciels de gestion internes, mais ceux-ci ne suffisaient pas pour passer à l'échelle. En outre, ils s'accompagnaient d'une nébuleuse d'outils pour prendre en charge différents processus, allant des achats au reporting en passant par les notes de frais. Le déploiement de Workday a permis d'unifier l'architecture, de gagner en fiabilité avec une meilleure intégrité des données financières et enfin d'apporter la flexibilité requise pour supporter l'expansion internationale de la plate-forme. En 2018, BlaBlaCar a mandaté Mercer, qui propose une offre de transformation digitale des processus RH et Finance basée sur Workday, afin de finaliser l'harmonisation de l'ensemble des systèmes d'information financiers de ses filiales, d'intégrer les activités bus (OuiBus en France) dans le système et de prendre en charge la maintenance.

Un déploiement en deux phases

En 2021, quand BlaBlaCar choisit de déployer également la partie RH de Workday, l'entreprise emploie plus de 700 salariés. Les mêmes besoins observés sur la fonction finance se font également ressentir au niveau des ressources humaines et l'entreprise souhaite optimiser la gestion de ses talents. BlaBlaCar a de nouveau retenu Mercer pour l'accompagner dans la mise en oeuvre, notamment pour profiter d'une méthode agile accélérant l'intégration. Le projet a débuté en février 2022 et se déroulera en deux phases jusqu'à l'été. Dans un premier temps, BlaBlaCar a déployé le système RH central, ainsi que la gestion des congés et des temps. La seconde phase prévoit la mise en oeuvre des outils de gestion des campagnes de rémunération, de gestion des talents et de suivi de la performance. « Fort de notre expérience de l'adoption de Workday sur le domaine finance, nous avons choisi de nous appuyer sur Mercer pour intégrer la solution dans les ressources humaines », affirme Sébastien Labat, vice-président ingénierie - bus opérés & services entreprises chez BlaBlaCar.