BDR Thermea France est une société du groupe BDR Thermea, un acteur européen spécialisé dans le confort thermique. Elle est notamment connue à travers ses marques De Dietrich, Chappée, Oertli et Sofath. En 2019, son service qualité a décidé de mettre en oeuvre un logiciel QSE (qualité, sécurité, environnement) pour gérer sa base documentaire et automatiser ses processus, gagnant ainsi en efficacité et en traçabilité.

Auparavant, l'entreprise gérait déjà la documentation relative aux processus qualité de façon informatisée, avec des fichiers Word stockés sur un serveur. « Pour autant, au vu de la multitude de documents disponibles, rechercher la bonne information était très compliqué et chronophage », se souvient Claude Favé, Directeur QSE chez BDR France. « Nous avions un réel besoin d'optimisation de notre base documentaire, mais pas uniquement. Nous étions aussi à la recherche d'un outil permettant de mettre en place des workflows pour gérer les processus qualité. » Son service s'est donc mis en quête d'une solution pour répondre à ces besoins. Après avoir testé différents outils de GED, l'entreprise a constaté qu'il restait très difficile d'obtenir un suivi satisfaisant des actions mises en place. « Nous nous sommes donc mis à la recherche d'un logiciel QSE - gestion de la qualité - intégrant une GED, qui nous permettrait à la fois de centraliser l'information, de la tracer et de l'exploiter efficacement », explique Claude Favé.

Autonomie des utilisateurs

Après une phase d'étude du marché, BDR Thermea France a retenu la solution Normea d'Isiware, à la fois pour son alignement avec les besoins d'un service qualité et pour l'autonomie offerte aux utilisateurs. Le déploiement de l'outil a entièrement été réalisé en interne, en différentes étapes. « Cela représente un travail important en tant qu'administrateur », témoigne Michel Glesser, Technicien Qualité. La mise à disposition de ressources dédiées par l'éditeur a permis à l'entreprise d'avancer rapidement. D'abord mise en place pour le service qualité, la solution a ensuite été étendue à 850 utilisateurs. « Le principe de tarification nous permet d'augmenter le nombre d'utilisateurs, et donc d'étendre le périmètre d'action au fur et à mesure », précise Michel Glesser.

Aujourd'hui, ceux-ci peuvent créer et gérer workflows et profils dans la solution sans avoir besoin du service informatique, conformément à ce qui était souhaité dans le cahier des charges. L'ergonomie de l'outil a permis une adoption rapide, sans nécessiter de plan de formation. « Grâce aux tableaux de bord mis en place, nous sommes capables de vérifier si le logiciel est correctement utilisé et d'intervenir en fonction des besoins », précise Alain Ferbach, Responsable Qualité Production. Après un an d'utilisation, l'équipe qualité de BDR Thermea France poursuit le déploiement de l'outil au sein de l'entreprise, prévoyant à terme de le rendre disponible pour 1300 collaborateurs. « Grâce aux workflows, nous avons pu automatiser des processus complexes, en intégrant par exemple le rapport 8D - une méthode de management de la qualité complète permettant de répondre à tous types de questions et d'aider à la prise de décision - directement dans le logiciel. Chaque responsable reçoit la tâche à accomplir et reporte son activité : à la dernière étape, un rapport complet est consolidé et la problématique de départ est résolue durablement », illustre Claude Favé.

Traçabilité et accès facilité à l'information

BDR Thermea France peut désormais garantir une traçabilité complète sur ses processus qualité, pour relier par exemple les réclamations clients aux actions mises en place. « Nous fournissons ainsi une réponse plus rapide, plus efficace et pérenne à nos clients », souligné Claude Favé, La centralisation et la sécurisation de l'information représentent un autre bénéfice majeur. « À ce jour, nous avons intégré à la plateforme les 1000 documents du service qualité et avons l'intention d'en ajouter plus de 12 000 avant fin 2020 », indique Alain Ferbach. « Nous gagnons ainsi un temps précieux lorsque nous avons besoin d'une information. Par exemple dans le cas des audits, la cartographie mise en place permet de relier l'information à des normes ISO à partir de n'importe quel document », ajoute-t-il.

L'entreprise est récemment passée à la nouvelle version Normea Liberty, ce qui a facilité l'administration et la construction des workflows. « Nous avons aussi commandé la version multilangues, qui s'adapte à la langue de l'utilisateur final. Enfin, nous travaillons à la mise en place de rapports KPI afin d'automatiser la génération d'indicateurs mensuels et améliorer davantage nos bonnes pratiques Qualité », détaille Michel Glesser.