La pandémie a bouleversé la façon de travailler et a accéléré le besoin de collaboration entre les métiers. Atlassian, conscient de ces changements, vient d'adapter Jira Work Management, traditionnellement réservé aux équipes IT à l'ensemble des métiers. Les départements du marketing, des RH, des finances et du design vont dorénavant pouvoir se servir des fonctionnalités de Jira pour connecter facilement leur travail à celui de leurs homologues IT. Avec la crise sanitaire, les entreprises ont dû, pendant l’année écoulée, concentrer leurs projets de transformation numérique pluriannuels sur quelques semaines ou quelques mois, et beaucoup d'entre elles ont déployé beaucoup d’énergie pour trouver les outils les plus performants capables de soutenir leurs travailleurs distants et leur permettre de poursuivre leur travail collaboratif.

Selon Cameron Deatsch, Chief revenue officer (CRO) chez Atlassian, même si beaucoup d’entreprises ont utilisé des plateformes comme Jira pour suivre le travail des employés pendant la fermeture des bureaux, l'éditeur sait qu’il est difficile de reproduire à la maison le niveau de relation que l’on peut avoir en présentiel avec ses collègues. « On peut suivre un tas de choses facilement quand on est en équipe, mais quand on est en virtuel, il est impossible de basculer en appel vidéo chaque fois que l’on veut discuter de quelque chose », a-t-il déclaré. « Évidemment, on peut échanger par messagerie, ou à travers Slack, PowerPoint, ou des feuilles de calcul, mais il est difficile de garder une trace de ces échanges et très facile de perdre son travail ».

Extension nécessaire du domaine de Jira

Cameron Deatsch a remarqué dans beaucoup d'entreprises, les équipes IT qui utilisaient déjà Jira recommandaient de plus en plus la plateforme pour des usages non techniques et la modifiaient pour traiter des problèmes pour lesquels la plateforme d’Atlassian n'a pas été conçue. Charles Betz, analyste principal de Forrester Research, spécialisé dans l'infrastructure et les opérations, a déclaré que le secteur de la gestion de projet avant changé au cours des 12 derniers mois. « Nous constatons une nette évolution dans le processus qui mène « du projet au produit », avec des équipes stables sur le long terme, qui améliorent en permanence le workflow », a-t-il déclaré. « C’est la fonction principale de Jira, qui gère cela assez bien depuis longtemps déjà, et Jira Work Management apporte le même genre de capacité pour les équipes non techniques ».

Selon Cameron Deatsch, Jira Work Management fait sortir la plateforme de sa compétence historique en matière de résolution de problèmes largement techniques et la transforme en outil qui supporte des processus bien plus larges de gestion de tâche. « C’est un grand pas en avant pour Atlassian », a-t-il déclaré. « Si, dans un premier temps, le choix de sortir Jira de la sphère du développement a pu faire grincer, le plus grand risque pour Atlassian était de ne rien faire », a estimé Charles Betz.

Un éventail de vues

Trois fonctionnalités de base de Jira Work Management permettent aux entreprises d’assurer la continuité du travail. La plateforme est également intuitive et facile à utiliser, comporte de nouvelles vues et se connecte avec les équipes IT qui utilisent déjà la plateforme Jira traditionnelle.

Les vues ajoutées comprennent désormais :

- Une vue « Liste » : elle étend l'expérience d'une feuille de calcul à Jira et offre une solution efficace pour gérer le travail à n'importe quelle échelle, depuis les charges de travail individuelles jusqu’aux grands projets interentreprises.

- Une vue « Calendrier » : elle ajoute un contexte temps au travail, si bien que les entreprises peuvent visualiser les échéances et mettre à jour le travail dans un format facile à comprendre.

- Une vue « Chronologie » : c’est un diagramme de Gantt traditionnel amélioré qui met en évidence les connexions et les dépendances entre les workflows.

- Une vue « Tableau » : elle affiche les tâches dans la progression logique du workflow auquel elles appartiennent, et offre ainsi aux utilisateurs une solution flexible pour visualiser, gérer et rendre compte des travaux en cours.

- La vue « Formulaires » : elle propose des formulaires en mode glisser-déposer pour recueillir les demandes et consolider le travail lié aux projets, ce qui permet de fluidifier les échanges entre les membres d’une équipe et de maintenir le lien.

Le design intuitif prend en compte le fait que toutes les entreprises ayant choisi de déployer Jira Work Management ne disposent pas d'un « Assistant Jira » sur site pour guider les utilisateurs novices à travers la plateforme. « Notre charte de gestion du travail est unique, c’est à dire que les équipes qui rejoignent la plate-forme pour la première fois peuvent suivre et gérer leur travail sans aucune formation », a déclaré Chase Wilson, responsable du marketing produit pour Jira Work Management.

La vue « Liste » de Jira Work Management. (Crédit : Atlassian)

Une automatisation pour éviter les conflits techniques

Les utilisateurs auront accès à plus de 20 modèles de projets et bénéficieront d'une automatisation gratuite et illimitée au sein des projets. Les utilisateurs peuvent sélectionner des règles préétablies dans la bibliothèque d'automatisation des activités ou créer des règles personnalisées pour tous les cas d’usage et tous les services. L'automatisation fonctionne également dans Slack, Microsoft Teams et avec les fournisseurs de messagerie, ce qui permet de profiter des capacités de Jira avec d'autres outils. Par ailleurs, si Jira Work Management tient compte du fait que les équipes non-techniques n’ont pas les mêmes habitudes de travail que leurs homologues techniques, l'architecture partagée entre cette solution, Jira Software et Jira Service Management apporte une collaboration transparente entre tous les services, même quand les équipes concernées utilisent des versions différentes de la plateforme Jira.

Vue « Tableau » de Jira Work Management. (Crédit : Atlassian)

Selon M. Betz, de façon générale, Jira Work Management s'inscrit dans la tendance de l’offre de produits de gestion de service d'entreprise (Enterprise service management). « En tant que framework, Jira est une plateforme puissante, stable et reconnue. Jusqu’à présent, elle n’offrait pas autant de fonctionnalités que les principaux acteurs comme ServiceNow et Cherwell (aujourd'hui Ivanti), mais les récentes acquisitions d'Atlassian dans les domaines de la gestion des données et de l'interface utilisateur comblent l'écart », a-t-il déclaré.