Dans le sillage de nombreux fournisseurs IT qui s’empressent de déployer leur propre intelligence artificielle (IA), Workday a annoncé lors de son événement Rising organisé du 17 au 19 septembre à Las Vegas, la plateforme d'IA Illuminate ainsi que quatre nouveaux agents d'IA et un assistant Workday pour les processus financiers et de ressources humaines. Ces annonces s’inscrivent dans ce que le fournisseur a qualifié de « solide feuille de route de trois ans autour de l'IA ». Selon Akshara Naik Lopez, analyste principale chez Forrester, « un grand nombre d’acteurs des RH et de l’ERP se sont lancés dans la course à la production de chatbot IA, et Workday fait de même ».

La plateforme Illuminate est alimentée par les 800 milliards et plus de transactions commerciales traitées chaque année par l'entreprise. Selon Workday, l'objectif est de fournir une assistance IA en temps réel dans les flux de travail, en mettant à la disposition de chaque utilisateur une « équipe » d'experts en IA. La GenAI donne la capacité d'accélérer les tâches, notamment la rédaction de documents de connaissance, de descriptions de postes ou de contrats. La plateforme fournit également des outils d'automatisation pour le remplissage automatique, la numérisation de documents, les prompts et la détection d'anomalies.

Des agents RH et Finances pour des tâches spécifiques

Quatre agents d'IA font leur apparition, appelés respectivement Recruiter, Expenses, Succession et Optimize, sont intégrés à cette plateforme. Selon Workday, le premier facilite le recrutement des candidats, peut recommander des personnes et automatiser la prise de contact et la planification des entretiens. Il peut aussi fournir des informations sur les profils des candidats. L'entreprise a indiqué que ses clients constataient déjà que l’agent augmentait de 25 % la capacité des recruteurs. Expenses Agent « supprime virtuellement » les décomptes de dépenses manuels, car il crée, soumet et approuve les notes de frais. Selon Workday, cet agent pourrait éviter aux entreprises de dépenser chaque année des centaines de milliers de dollars pour corriger les erreurs dans les rapports de dépenses.

Succession Agent automatise le processus de planification de la relève en invitant les responsables à mettre à jour ces plans, en recommandant automatiquement des successeurs et en générant des plans de développement personnalisés. Enfin, Optimize Agent peut identifier les goulots d'étranglement, les inefficacités et les écarts par rapport aux meilleures pratiques de l'entreprise. À l'exception de Recruiter, disponible dès à présent dans la récente acquisition de Workday, HiredScore, les autres agents seront disponibles en 2025.

Un assistant Workday

« En supprimant certaines transactions et en évitant des temps de traitement supplémentaires, l'employé a plus de temps à consacrer à d'autres aspects de son travail », a déclaré Mickey North Rizza, vice-président du groupe des logiciels d'entreprise d'IDC. « Les améliorations en termes de productivité et d'efficacité sont considérables dans les domaines des ressources humaines, de la finance, de la planification et même des travailleurs de première ligne »., a-t-il affirmé.

L’éditeur a également annoncé un assistant appelé Workday Assistant qui aide les employés à trouver et à compléter les processus RH et financiers. Les employés pourront poser des questions en langage naturel et recevoir des réponses rapides et personnalisées en fonction de leur rôle et de leur localisation. Par exemple, un employé qui ne comprend pas certains changements apportés à ses fiches de paie peut demander un résumé et une explication. Ou encore, un responsable chargé d'approuver une prime pourra s'enquérir de la rémunération moyenne versée aux collègues d'un employé. Cet assistant sera disponible au début de l'année 2025. 

Transformer l'UX

 North Rizza a rappelé que IDC classait les agents en trois catégories : les assistants qui prennent en charge des tâches spécifiques, par exemple répondre à des questions simples ou résumer des notes de réunion ; les conseillers qui fournissent des informations et des recommandations et les agents dotés d'un grand modèle de langage (LLM) « qui décident de manière autonome, perçoivent leur environnement, prennent des décisions, agissent en conséquence et interagissent avec les utilisateurs ou d'autres systèmes à la manière d'un humain ».

« Les assistants, les conseillers et les agents réduisent le temps de traitement des tâches, automatisent davantage de charges de travail manuelles et semi-manuelles au sein des applications et entre elles, et introduisent des flux de travail plus autonomes dans l'entreprise », a expliqué Mickey North Rizza. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur la gestion de l’activité de l'entreprise dont ils sont responsables, de travailler sur les exigences des clients et de gérer les relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. « Pour les fournisseurs de SaaS, c'est le moyen le plus rapide d'intégrer la valeur de l'IA dans les applications », a affirmé Mme Naik Lopez de Forrester. « En outre, travailler avec des partenaires pour créer des articles personnalisés ou une plateforme pour en créer d'autres est un excellent moyen de créer de la valeur pour tous ».

Cette dernière fait remarquer que les agents simplifient les tâches et améliorent l'expérience utilisateur (UX). Par exemple, les employés n'ont pas à se souvenir des détails d'un rapport de traitement par lots ou de l'endroit où il se trouve. Ils peuvent simplement utiliser le langage naturel avec des agents pour obtenir cette information, ce qui leur fait gagner beaucoup de temps et crée de la valeur. « À l'avenir, l'IA transformera complètement l'interface utilisateur », a ajouté Mme Naik Lopez. « Le produit de base sera toujours là, mais la façon dont nous interagissons avec lui changera. »

Née dans le cloud

Selon les analystes, le positionnement de Workday est unique sur son marché et ils jugent très positivement son approche stratégique et délibérée de l'IA. « L'avantage de l'entreprise réside dans sa solide base de clients, ses données d'entreprise et sa différenciation en tant qu'entreprise nativement cloud », a noté Mme Naik Lopez. « Ils sont nés dans le cloud », a-t-elle ajouté. « Ils sont l'exemple même du SaaS. Alors que leurs modèles sont unifiés, d'autres fournisseurs ont des « applications sur site de la vieille école » et doivent recréer des plateformes pour s'adapter aux capacités de l'IA, un processus perturbant et chronophage », a-t-elle poursuivi. Selon elle, « Workday n'a pas ce problème », ajoutant que le déploiement des outils d'IA par l’entreprise était « réfléchi et responsable ». Dans l'ensemble, M. North Rizza est d’accord pour dire que l'entreprise adopte une « approche prudente » et qu’elle analyse attentivement les modèles avant de les proposer à ses clients.

Conseils aux dirigeants d'entreprise

« Lors du choix d'un fournisseur d'IA, il est important que les dirigeants d'entreprise examinent l'architecture des données, ainsi que la création de valeur et les taux d'adoption », a conseillé M. North Rizza d’IDC. Les agents qui ne sont pas optimisés peuvent devenir obsolètes, ou les travailleurs ne les utiliseront tout simplement pas. « La plateforme et les données sous-jacentes sont un élément clé de toute stratégie d'IA », a rappelé Akshara Naik Lopez de Forrester. « On peut avoir des outils d'IA extraordinaires, mais sans une bonne plateforme unifiée et des données propres, curatées et unifiées, ces outils ne pourront pas fournir la valeur nécessaire. » Celle-ci a également suggéré aux dirigeants de garder un œil sur le produit Extend de Workday, qui permet aux entreprises de créer des applications personnalisées qui se synchronisent avec les applications Workday. « Les clients qui adoptent Workday doivent vivre avec la plateforme pendant 10 à 20 ans, et Extend sera le garant de cette longévité », a-t-elle avancé.