Asana, l’éditeur d’une application web et mobile de collaboration en équipe sans email, a introduit des fonctionnalités d'automatisation dans son logiciel, en particulier un générateur de règles qui permet aux utilisateurs d'automatiser les étapes répétitives. Conçue par Dustin Moskovitz, co-créateur de Facebook, et Justin Rosenstein, ingénieur logiciel, l’application de gestion du travail collaboratif permet aux utilisateurs de suivre et de gérer les tâches au niveau individuel, collectif ou de l’entreprise. L’app compte environ 70 000 clients payants. Ces derniers mois, Asana a développé plusieurs fonctionnalités, en particulier un outil appelé Workload ajouté l'été dernier, et un outil appelé Proofing ajouté en avril. Ce dernier permet aux utilisateurs de donner leur avis sur les images. 

En même temps que le lancement d’Asana Automation, l’éditeur a ajouté un moteur de règles personnalisées qui permet aux utilisateurs d'automatiser les étapes manuelles impliquant le routage des tâches et les workflows. Ils peuvent utiliser l'une des 75 étapes prédéfinies ou se faire aider par un éditeur de remplissage de champ pour créer leur propre jeu de déclencheurs. Il est possible, par exemple, d'assigner automatiquement des tâches aux membres de l'équipe en fonction d'un changement dans leur statut, d'ajuster les dates d'échéance quand de nouvelles tâches sont créées, ou d'ajouter des « suiveurs » ou « followers » à une tâche pour suivre sa progression.

Éviter les « étapes » pour améliorer la productivité

Alex Hood, chef de produit chez Asana, affirme que ce processus permet de gagner du temps et d'éviter d’être débordé. Selon lui, les tests bêta ont montré que le générateur de règles permettait aux utilisateurs d’éviter chaque semaine des centaines d’étapes. « Nous mesurons le succès par le nombre d'étapes économisées chaque semaine et chaque client bêta pris individuellement évite environ 400 étapes par semaine », a-t-il déclaré. « C'est assez facile. Il n’est pas nécessaire d’être ingénieur. L’interface utilisateur est très simple et puissante et tout le monde peut améliorer son efficacité ».

Selon Wayne Kurtzman, directeur de recherche chez IDC, cette fonctionnalité peut aider n’importe quel employé, dans n’importe quel secteur, à mettre en place des workflows automatisés. « Ces capacités d'automatisation n’ont pas la prétention de rivaliser avec les solutions robustes des partenaires de workflow, mais elles peuvent permettre à l'utilisateur moyen d'accélérer certaines étapes de son flux de travail, ou du flux de travail de son équipe, sans l'aide de l’IT», a-t-il ajouté. 

Les fonctions d’automatisation sont de plus en plus répandues dans les outils de gestion du travail : l’an dernier, après l'acquisition de Butler par Atlassian, Trello a été doté de fonctionnalités de type IFTTT et l’éditeur a annoncé en fin de semaine dernière l'acquisition de Code Barrel, l’éditeur d’un outil low-code pour automatiser Jira, son application de suivi des problèmes. Asana a également ajouté des « modèles de projet intelligents » pour des projets courants, par exemple un plan d'événement ou un lancement de campagne, avec mise à jour automatique des dates d'échéance des tâches en cas de conflit. Là encore, l'objectif est de permettre aux équipes de travailler de manière plus productive plutôt que de perdre du temps avec des tâches facilement reproductibles.

Reconnaissance vocale et d’image basée sur l’IA

Asana a également déployé des capacités d'IA dans son application iOS. Asana Vision utilise la reconnaissance optique par ordinateur (ROC) pour lancer des actions à partir de la photo d’un texte, par exemple des notes inscrites sur un tableau pendant une session de brainstorming. Une fois capturé, le texte numérisé peut être assigné comme tâche aux membres de l'équipe Asana. « On peut ainsi prendre une image et lui ajouter des 'pointeurs', puis lier des tâches secondaires à ces pointeurs », a expliqué Alex Hood. « Ces tâches s’intègrent au graphe de travail et à la structure du travail qui doit être accompli. Tout est lié à l'image ».

L'outil Voice apporte quant à lui une fonction de transcription permettant de prendre des notes à la volée et de les ajouter à une tâche Asana. L'enregistrement est automatiquement transcrit et joint à la tâche sous forme de fichier son. « L'OCR et la reconnaissance d'images sont couramment utilisées par les utilisateurs de smartphones. Mais jusqu’à présent, ces fonctions, présentes dans les applications grand public, n’existaient pas dans les applications professionnelles, alors qu’elles peuvent faire gagner beaucoup de temps », a expliqué M. Kurtzman. « D’autres fonctions de ce type, alimentées par l’IA, vont apparaître et leur adoption va se poursuivre », a-t-il ajouté. Automation est disponible pour les utilisateurs Business et Enterprise d'Asana.