La plateforme de gestion du travail Asana a annoncé trois fonctions supplémentaires conçues pour offrir une plus grande transparence entre les entreprises et une meilleure compréhension de la manière dont les employés collaborent. Ces fonctions ont été classées par Asana en tant qu'intelligence de décision, de ressource et d'exécution et comprennent un tableau de bord qui fournit un meilleur aperçu des mesures clés, un outil universel de charge de travail. Elles s'appuient sur l'IA prédictive pour aider les managers à prendre de meilleures décisions en matière de ressources, et des mises à jour de grands volumes de tâches à travers des entreprises entières. Selon une étude menée par le Work Innovation Lab d'Asana, 49 % des employés sont confrontés à une surcharge de priorités, tandis que les objectifs mal alignés et la prolifération des solutions SaaS détournent les employés du travail sur lequel ils devraient se concentrer.

En conséquence, les chefs d'entreprise sont désormais contraints d'améliorer les résultats tout en jonglant avec les contraintes de budget et de ressources, a déclaré Alex Hood, directeur des produits chez Asana. Pour y remédier, l'éditeur a ajouté un reporting exécutif avec des tableaux de bord intégrant des mesures clés telles que le budget et le timing, ainsi que de la santé et le statut des initiatives stratégiques. Le tableau de bord doit accélérer et affiner la prise de décision en donnant aux dirigeants la possibilité de voir comment les équipes travaillent réellement ensemble, de mettre en évidence les individus forts et de voir quelles équipes travaillent avec plus de vélocité que d'autres, a déclaré Alex Hood.

Un outil de workload pour aider dans la prise de décision

Asana lance également un outil universel de charge de travail, afin d'aider les entreprises à prendre de meilleures décisions en matière de ressources. Il offre aux dirigeants une vue globale de la capacité des équipes pour tous les projets et programmes dans l'ensemble de leur organisation. Dans certaines entreprises, des équipes peuvent être décentralisées, ce qui rend difficile le suivi de qui fait quoi ou de la rapidité avec laquelle une tâche peut être accomplie, affirme Alex Hood. En ayant la possibilité d'extraire des informations sur la charge de travail et les ressources dans l'ensemble de l’entreprise, l'outil de charge de travail universel peut faire des déductions et fournir des informations et des prévisions sur les personnes qui seront en mesure de travailler sur un nouveau projet.

Cet outil intègre également un calendrier à destination des chefs d'équipe pour voir si un employé donné a des vacances à venir et d'en tenir compte dans la prise de décision concernant les recours. La dernière annonce porte sur l'intelligence d'exécution et est conçue pour favoriser la normalisation et l'automatisation au sein des équipes et des départements. Selon le dernier rapport Anatomy of Work d'Asana, les salariés ont déclaré qu'ils pourraient économiser 4,9 heures par semaine si leur entreprise avait amélioré les processus, notamment en rationalisant les communications.

Une offre groupée pour s’adapter rapidement à tout changement

Pour lutter contre ce problème, les dernières offres groupées de flux de travail d'Asana aideront les entreprises clientes de mettre à l'échelle les mises à jour de flux de travail dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui signifie que les employés peuvent instantanément voir et s'adapter à tout changement dans les processus à l'échelle de l'entreprise ou dans les conditions du marché. « Si vous utilisez cet ensemble et le déployez dans 50 de vos équipes, ces ensembles seront liés, de sorte que vous pourrez apporter une modification à un flux de travail et qu'elle sera répercutée partout où ce flux de travail est utilisé », a déclaré M. Hood.

« Cela crée une boucle d'amélioration continue, vous permettant de voir ce qui fonctionne, ou ce qui ne fonctionne pas, afin que vous puissiez ensuite apporter des modifications à l'ensemble de l'organisation en une seule fois ». Les rapports "exécutifs" pour les portefeuilles sont disponibles pour les clients dès aujourd'hui, tandis que les offres groupées de flux de travail et la charge de travail universelle seront bientôt disponibles.

L'intelligence artificielle doit aider les employés, et non les gêner

Alors que d'autres plateformes de collaboration et de gestion du travail ont ajouté des capacités d'IA générative à leurs offres au cours des derniers mois, à l’instar de Zoom, Canva, Slack ou encore Microsoft, les fonctions dévoilées par Asana aujourd'hui représentent l'ère « pré-IA », a déclaré Alex Hood, tout en essayant de donner une idée de la feuille de route de l'entreprise. Asana a choisi de se concentrer davantage sur l'aspect prédictif de l'IA plutôt que sur ses capacités de génération de contenu car, en tant qu'entreprise, elle souhaite exploiter la technologie là où elle a le plus de sens pour ses clients, a déclaré M. Hood.

Les employés souffrant déjà d'une surcharge de priorités et d'heures perdues en raison d'une mauvaise collaboration, M. Hood a déclaré qu'il était également conscient de la capacité de l'IA générative à ralentir l'exécution et la prise de décision. « Le danger de l'ensemble actuel d'outils d'IA est que tout ce contenu génératif peut signifier que votre plan d'enregistrement peut en fait ne pas être correct », a-t-il déclaré, notant que les grands modèles de langage sur lesquels la plupart des outils d'IA générative sont entraînés proclament parfois des choses comme des faits alors qu'elles ne sont pas vraies en réalité.

Trouver l’équilibre entre potentiel et valeur réelle d’une technologie

« Lorsque vous avez 16 applications qui permettent toutes de spammer très facilement le reste de votre équipe avec des informations qui ne sont correctes qu'à 80 %, c'est un nouveau défi », a déclaré Alex Hood. Selon Margo Visitacion, analyste principal chez Gartner, le fait de se concentrer sur le développement des capacités d'IA est une démarche positive, car dans certains cas, ces outils ont permis aux entreprises de créer une quantité importante de données sur la manière dont elles génèrent de la valeur et tirent le meilleur parti de l'IA.

Alors que les outils de gestion du travail collaboratif en général sont de plus en plus demandés pour des cas d'utilisation plus sophistiqués, Margo Visitacion a averti que les entreprises doivent trouver un équilibre entre la facilité d'utilisation et des capacités de plus en plus complexes. « Ce sera un défi de garder les outils très utilisables tout en gérant plus de données pour prendre des décisions de plus en plus complexes, et en pensant différemment au travail - en connectant des équipes interfonctionnelles pour fournir une plus grande visibilité », a déclaré Margo Visitacion. « Cela nécessitera une gouvernance plus orientée vers les équipes afin de les aider à travailler ensemble plus efficacement - c'est le résultat souhaité - une action efficace ».