Groupe indépendant d'assurances mutuelles, Aréas Assurances représente un réseau d'environ 500 agences sur le territoire français. Pour accompagner sa croissance, le groupe a entrepris depuis quelques années plusieurs chantiers de transformation, parmi lesquels la modernisation de son intranet, destiné à ses 1300 collaborateurs et agents. « L'outil que nous avions choisi en 2005 était plutôt basique et très peu collaboratif », explique Marion Bonnefoy, responsable communication interne & réseaux sociaux, qui a piloté le projet en interne. « Notre objectif était de dépasser la logique d'information descendante de l'ancien intranet au profit d'un environnement collaboratif offrant toutes les évolutions et fonctionnalités d'une digital workplace. »

Souhaitant impliquer les utilisateurs dès le début de la réflexion, la direction marketing et communication a mis en place un focus group d'une vingtaine de collaborateurs, représentant les différentes directions ainsi que les agents généraux. Lors d'une série d'ateliers, ce focus group a délimité les besoins et les attentes vis-à-vis du futur portail, en termes de fonctionnalités, d'expérience utilisateur et de contenu. Ce premier cadrage a été soumis à trois entreprises de services numériques (ESN) lors d'une phase de consultation. À l'issue de celle-ci, Aréas Assurances a retenu la proposition de Keyrus, basée sur la solution de Jalios. Ce choix a été motivé à la fois par la méthodologie proposée par l'ESN, intégrant notamment des ateliers de design thinking, ainsi que par la simplicité d'utilisation et les capacités de personnalisation de la plateforme Jalios.

Des espaces adaptés au profil des utilisateurs

Keyrus a ensuite préparé la mise en oeuvre à travers une série d'ateliers, réunissant à chaque fois une dizaine de personnes, représentant à la fois les utilisateurs du siège, les agents et les inspecteurs du réseau Aréas Assurances. Durant ces ateliers, de nombreux éléments ont pu être définis et affinés : personas, parcours, fonctionnalités attendues, type d'expérience utilisateur souhaité... La direction marketing et communication a en parallèle assuré l'animation du projet en interne, de façon à créer une démarche collective et participative. « Keyrus nous a dès le début donné de la visibilité sur toutes les étapes du projet, et les comités de projet hebdomadaires nous ont permis d'avancer en toute transparence, en sachant toujours où nous en étions. Le rythme initialement proposé étant très soutenu, nous avons préféré ralentir à certaines étapes, pour nous donner plus de temps », se souvient Marion Bonnefoy.

Plus de 9000 contenus existants ont ensuite été migrés dans le nouveau portail, avec une organisation entièrement repensée sous forme d'espaces. « La solution Jalios nous a poussés à travailler dans ce sens, en permettant de créer des espaces dédiés, plus logiques et plus intuitifs, et de personnaliser l'expérience de l'utilisateur en fonction son profil », indique Marion Bonnefoy. Lorsqu'un collaborateur consulte le portail, il arrive sur une page d'accueil regroupant les actualités importantes de l'entreprise. Grâce à l'intégration avec le système d'authentification, il accède à différents espaces en fonction de son statut et de son implantation géographique. Outre un espace vie quotidienne regroupant des outils pratiques pour poser des congés ou s'inscrire aux événements, les utilisateurs peuvent par exemple accéder à un espace RH regroupant tous les documents de référence ou à un espace commercial, qui rassemble informations produits, offres commerciales, informations patrimoniales et clients

Des communautés de partage d'expérience

Le portail propose également des communautés, destinées à favoriser les retours d'expériences sur des sujets transverses ou d'autres problématiques spécifiques à chaque direction. Pour Marion Bonnefoy, « les communautés sur le portail visent à encourager les échanges post-projet sur les process, les bonnes pratiques ou les facteurs de succès. » Cette dimension communautaire est également portée par les fonctionnalités de Jalios, permettant aux utilisateurs de publier, de commenter ou recommander des publications, ou encore de s'abonner aux sujets qui les intéressent.

Après un déploiement initial centré sur l'utilisation depuis un ordinateur, Aréas Assurances travaille maintenant avec Keyrus sur une déclinaison mobile du portail, accessible depuis les téléphones des agents et collaborateurs. « Cela reste notre vision cible, car il est essentiel que les agents puissent accéder à toutes les ressources du portail en toute sécurité quand ils sont en rendez-vous », précise Marion Bonnefoy.