Une bonne gestion de projets demande des compétences et une connaissance tacite des sujets abordés. Mais aussi de disposer des bons outils pour collaborer avec les parties prenantes et partager les informations. Wrike, un outil de collaboration et de gestion de projet en ligne, simplifie ces dernières tâches. Fondée en 2006, cet éditeur compte aujourd’hui près de 17 000 clients. Parmi lesquels figurent Pimkie, Airbnb, Camaïeu ou Esprit de Picardie, le magazine touristique de l’ancienne région.

Cette application est disponible en ligne pour les PC, les Mac et les appareils Android et iOS. La société propose également une version de bureau qui se synchronise avec le portail et permet aux utilisateurs de travailler hors connexion. L'outil est devenu populaire auprès des équipes projet et de leurs parties prenantes, grâce à son interface intuitive et à ses fonctionnalités. Notamment, la grande variété de modes d'affichage : des feuilles de calcul aux diagrammes de Gantt en passant par les calendriers. Chacun y trouve son compte en fonction de ses méthodes de travail.

Droits d’accès affinés

Quatre statuts d’utilisateurs sont possibles sur Wrike. Les administrateurs qui peuvent créer, éditer ou supprimer tous les autres types de collaborateurs et leurs ajouts sur la plateforme. Il peut y en avoir un nombre infini par compte mais il ne peut y avoir qu’un seul propriétaire : celui qui s’est inscrit au départ. Viennent ensuite les utilisateurs réguliers. Ils peuvent tout faire dans l’espace de travail, moins les droits réservés aux administrateurs.

Les utilisateurs extérieurs ont des droits similaires aux précédents mais ne peuvent pas partager de tâches, fichiers ou projets. Ils ne sont également pas inclus au groupe « Mon équipe » et ne peuvent avoir accès qu’aux contacts des personnes qui partagent des tâches, fichiers ou projets en commun avec eux. Enfin, les collaborateurs peuvent participer mais avec un accès restreint. Ce type de licence est plus utile lorsque l’on souhaite partager des planifications de projet avec des partenaires ou des clients. Ils peuvent ainsi consulter les informations sans pouvoir les modifier. En supplément de ces statuts, les administrateurs peuvent créer des groupes et définir des rôles aux personnes qui y ont accès pour avoir un contrôle plus granulaire. Idem pour l’accès à certains dossiers, documents, etc.

(Crédit : Wrike)

Lorsqu'un utilisateur clique sur une tâche dans un projet, cette tâche est ouverte dans le panneau principal de l’interface. Cette section détaille le statut des tâches et la communication entre les parties prenantes, qui peuvent être visualisées par liste, tableau, calendrier, tableau de bord, etc. Globalement, l’interface de Wrike est composée de la même manière que les clients de messagerie ou les espaces de travail des applications de prise de notes les plus répandues telles que Evernote. Travailler sur des tâches est donc assez intuitif. Et les fonctionnalités que propose Wrike ont été particulièrement pensées pour les projets de management.

Les fichiers partagés dans l’interface peuvent être prévisualisés, assignés, révisés, approuvés, planifiés, modifiés. (Crédit : Wrike)

Gestion des tâches

Les utilisateurs peuvent rapidement créer des projets, des tâches, des événements, des groupes d'utilisateurs, etc. à partir de zéro ou à partir de ceux existants, puis les modifier selon les besoins. Les entrées temporelles peuvent être créées, suivies et classées selon le type de travail effectué. Une autre fonctionnalité intéressante est de pouvoir partager un instantané de ces vues avec quiconque à l’intérieur ou à l’extérieur d’une organisation, sans que cette personne ait besoin d’une licence Wrike. Cela se fait en utilisant un lien vers l'instantané dans lequel la date d'expiration du lien peut être définie.

Collaboration

Les notifications et les mises à jour d'état d’un projet sont envoyées automatiquement aux participants au fur et à mesure de l'évolution de l'état d'une tâche. Chacun peut également choisir de demander manuellement une mise à jour de l'état n'importe quand. En ce qui concerne les messages électroniques, Wrike dispose d'une boîte de réception pour que les utilisateurs puissent lancer et suivre les fils de messagerie sans avoir à sortir du portail.

Gestion des actifs

Les fichiers partagés dans l’interface peuvent être prévisualisés, assignés, révisés, approuvés, planifiés, modifiés. L'activité et les différentes versions d’un même document peuvent être suivies directement dans Wrike. Lorsque ce fichier est attribué à plusieurs personnes dans une tâche donnée, une notification automatique est envoyée au gérant de la tâche suivante pour lui faire savoir que le collaborateur précédent à terminer la sienne.

Parallèlement, Wrike propose une fonctionnalité de marquage croisé des tâches qui lui est propre.  Ainsi les équipes peuvent baliser une image dans plusieurs projets, dossiers ou équipes en cliquant sur un bouton. C'est pratique lorsqu’une image est utilisée pour plusieurs campagnes.

Gestion des ressources

La vue de la charge de travail permet aux responsables de projets de gérer et attribuer des tâches en fonction de l’emploi du temps de leurs collaborateurs. Il affiche également toutes les tâches non-attribuées. Ainsi, ceux qui ont déjà des travaux en cours ne sont pas surchargés et ceux qui sont disponibles sont visibles d’un coup d’œil. Et attribuer une tâche est aussi simple qu’un glisser-déposer. Et chaque collaborateur est bien sûr notifié lorsqu’on lui attribue une mission.

Une quarantaine d’intégrations

Comme les nombreuses solutions de centralisation des applications bureautiques, Wrike offre des intégrations, donc de la polyvalence aux clients. Outre l’API Wrike for Developers, la liste est croissante et comprend :

- CRM : Salesforce, HubSpot

- Logiciel : JIRA, Github

- Email : Gmail, Outlook

- Messagerie instantanée : Microsoft Teams, Google Hangouts Chat, Slack, HipChat

- Import/Export : MS Project, MS Excel, MS Office 365 Add-in, iCal Sync

- Social : LinkedIn

- Authentification unique : SAML, Okta, Microsoft, Bitium, Google, Active Directory Federation Services, OneLogin, PingFederate, Shibboleth

- Stockage : Box, Google Drive, Microsoft OneDrive, DropBox, Evernote

- Extensions : Adobe Creative Cloud, Office Timeline, Chrome

- CMS : WordPress, Marketo, ProofHQ

- Support client : Zendesk, SurveyMonkey

- Formulaires : Google Sheets, Wufoo

- Automatisation : Zapier

- Comptabilité et facturation : QuickBooks, Harvest

Plusieurs niveaux tarifaires

La plateforme de Wrike est proposée en plusieurs niveaux tarifaires, en fonction du nombre d’utilisateurs et de l’accès aux fonctionnalités. La version gratuite est déjà accessible à 5 utilisateurs, mais limitée à l'affichage des tâches en liste. Le niveau professionnel ouvre l'accès d’une interface à 15 utilisateurs et inclut la planification et la collaboration de projets pour 9,80 $ HT par utilisateur et par mois.

Avec le niveau métier, 200 utilisateurs peuvent collaborer pour 24,80 $ HT chacun par mois, y compris la gestion du travail, la personnalisation et le reporting exécutif. Le niveau Entreprise prend en charge un nombre illimité d’utilisateurs et inclut la suite complète de fonctionnalités, notamment la sécurité et les contrôles avancés.

Les versions Professional, Business et Enterprise incluent un essai gratuit de vérification et d’approbation. Enfin, Wrike propose également une plateforme destinée aux spécialistes du marketing et aux équipes créatives, à 34,60 $ HT par utilisateur et par mois.