Microsoft teste en ce moment une solution qui pourrait permettre aux entreprises de mieux gérer l'archivage des courriels échangés par leurs collaborateurs afin de se conformer aux réglementations légales. Adoubé de façon informelle « Employee Managed Mailbox » (EMM), la solution est actuellement utilisée en interne par l'éditeur et, selon Joel Freedman, directeur financier de Microsoft Canada, il pourrait être transformé en produit commercial. « Les courriels sont gérés sur un serveur plutôt que sur le disque dur local », explique-t-il, ce qui, pour l'entreprise, facilite sensiblement la mise en place de procédures de récupération des archives pour les produire dans le cadre d'une demande légale (e-discovery). Bien que les éditeurs spécialisés dans la gestion des contenus d'entreprise proposent des solutions permettant de se conformer aux dispositions réglementaires (notamment aux exigences de la loi Sarbanes-Oxley), de nombreuses entreprises - parmi lesquelles Microsoft- essaient de se débrouiller au mieux avec leurs outils de productivité bureautique pour éviter les problèmes. « Beaucoup n'utilisent qu'Office et la messagerie, relate Jeff Dunmall, co-fondateur de la société de conseil iMason, basée à Toronto et spécialisée dans les technologies Microsoft. Or, si un utilisateur envoie, par courriel, un document à cinq destinataires pour correction ou approbation, il se retrouve d'un seul coup avec cinq versions différentes du document. » La meilleure approche, selon lui, serait plutôt, en l'occurrence, d'utiliser le portail Microsoft SharePoint pour échanger et stocker les commentaires sur le document.