Les services informatiques « sous-estiment de manière significative » les budgets alloués à la technologie par d'autres départements de l'entreprise. Selon l'étude réalisée par la société de conseil CEB, c'est notamment le fait de certains services qui contournent le directeur des systèmes d'information et ses équipes pour mettre en oeuvre leurs propres projets. Globalement, les DSI estiment que les « dépenses fantômes » en informatique engagées par d'autres secteurs de l'entreprise dépassent de 20 % le budget IT officiel. Cependant, le pourcentage réel serait plus proche de 40 %, selon les chiffres du consultant CEB. Ce dernier a enquêté auprès de 165 entreprises qui dépensent au total plus de 35 milliards d'euros dans l'IT.

Selon CEB, pour augmenter la productivité, les chefs d'entreprise sont prêts à dépenser de l'argent pour tester différentes technologies, que ce soit sous forme de services cloud (applications CRM, outils de partage de documents...) ou même simplement pour équiper leurs salariés avec des tablettes iPad. « Les services informatiques doivent chercher à savoir comment soutenir ces efforts et offrir aux salariés et aux cadres la flexibilité dont ils ont besoin. Ils doivent aussi faire en sorte que la solution soit sûre et rentable pour l'entreprise », souligne CEB.

Une « saine innovation » plutôt qu'une menace

Les services marketing, les RH, les services financiers et opérationnels sont ceux qui consacrent un part plus grande de leurs budgets à la technologie. Pour les RH, cette part représente 6 à 9 % de leur budget global depuis que ces départements cherchent de plus en plus à utiliser des services basés sur le cloud et se tournent vers des outils d'analyse spécifiques pour mieux appréhender et gérer les personnels existants et les nouvelles recrues. Andrew Horne, directeur général de CEB, a déclaré : « Si par le passé, ces « dépenses ignorées » ont été considérées comme un risque ou une menace, elles sont au contraire souvent synonymes de saine innovation et offrent à l'IT une occasion unique de travailler plus étroitement avec des partenaires dans l'entreprise pour développer de nouvelles capacités ».

« Ce serait très problématique de ne pas reconnaître l'ampleur des projets technologiques menés en dehors du département informatique », estime Andrew Horne. Mais « ce serait aussi une erreur de vouloir tout repasser sous le contrôle de la DSI ». Par contre, « si les DSI parviennent à créer cet équilibre, ils peuvent aider l'entreprise à être plus flexible, ils peuvent contribuer à identifier les économies potentielles et, finalement, mettre en oeuvre le changement et l'innovation plus facilement ». L'étude a également constaté que les budgets informatiques globaux pour l'année à venir sont appelés à augmenter de 3 %, presque exclusivement du fait de la hausse des dépenses d'exploitation, alors que les dépenses en capital restent stables à 0,3 %.

En 2014, les dépenses en applications mobiles devraient s'accélérer même si près des deux tiers (65 %) des salariés se disent insatisfaits des capacités mobiles mises à leur disposition pour leurs activités professionnelles. Depuis 2012, en raison d'une demande croissante en flexibilité, le nombre de DSI consacrant plus de 4 % de leurs budgets à ce domaine a plus que triplé.